Missions

Le/la secrétaire en gestion administrative est placé.e sous la responsabilité hiérarchique de l’assistante de Direction. Le/la secrétaire en gestion administrative réalise de manière polyvalente des activités de gestion administrative en lien avec l’activité de l’équipe de direction

Activités

 Activité 1 : Logistique
o Gestion des fournitures
o Gestion des équipements informatiques
o Gestion des contrats des prestataires extérieurs (machine à café, fontaine à eau…)

 Activité 2 : Administration du personnel
o Gérer l’arrivée et le départ des agents de la DRH
o Créer les profils des nouveaux agents dans les applicatifs et faire leur mise à jour
o Publier les offres d’emploi de la DRH

 Activité 3 : Aide à l’administration de la DRH
o Participer à la mise en place des conseils de service
o Alimenter et actualiser les bases de données

 Activité 4 : Appui à l’assistante de direction de la DRH
o Gérer l’agenda du DRH
o Réserver des salles, organiser des réunions,
o Assurer l’interim de l’assistante de direction en son absence

Compétences

 Savoirs / connaissances
o Organisation et fonctionnement de la fonction publique et notamment des EPST
o Notions de commande publique et de gestion RH
o Bases de droit public

 Savoir-faire
o Maitrise des outils informatiques et bureautiques
o Rigueur, organisation et sens des priorités
o Réactivité

 Savoirs-être
o Compétences relationnelles : écoute, pédagogie, diplomatie…
o Travail en équipe
o Savoir partager et communiquer avec un binôme – Savoir rendre compte
o Avoir le sens de la confidentialité

Contexte de travail

Le secrétariat de la direction des ressources humaines est composé de l'assistant(e) de direction et du/de la technicien(ne) en gestion administrative. Ce/ette dernière est placé.e sous la responsabilité de l’assistante de direction.