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Assistant(e) en gestion administrative à la Direction des Affaires Juridiques (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY1622-CARTHI-001
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : lundi 17 août 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1 988 et 2 234 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Sous la responsabilité de la directrice des affaires juridiques (DAJ) du CNRS, l'assistant(e) en gestion administrative devra assurer la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel de la DAJ.

Activités

- Procéder aux opérations d'engagement, liquidation
- Gérer l'accueil physique et téléphonique de la direction
- Gérer les réservations de salles, organiser des réunions
- Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives nécessaires aux différentes opérations
- Gérer les aspects logistiques de la direction
- Assurer la circulation de l'information
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction
- Gérer le courrier, la messagerie, les agendas et contrôler les échéances
- Mettre à jour des bases de données

Compétences

- Connaissance en gestion financière et comptable publique
- Connaissance et maîtrise des techniques de secrétariat et des règles de gestion administrative
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : la maîtrise de GESLAB serait appréciée (ou toute autre application de gestion)
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Connaissance budgétaires générales
- Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les priorités et les urgences
- Maîtriser les outils bureautiques et savoir s'adapter facilement à des applications spécifiques
- Discrétion, disponibilité et sens de l'accueil
- Etre réactif, alerter et intervenir à bon escient
- Capacité d'initiative, autonomie

Contexte de travail

Au sein de la DAJ du CNRS, direction d'une vingtaine de personnes, qui est rattachée au Directeur Général Délégué aux Ressources, l'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique de la directrice des affaires juridiques. L'agent interagit avec l'ensemble du personnel de la direction.

- Principaux interlocuteurs internes : direction et pôles de la DAJ, services et directions du siège, délégations régionales, membres du réseau des juristes.

- Principaux interlocuteurs externes : homologues des organismes de recherche, partenaires académiques, entreprises, avocats, notaires, Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche.

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