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Office Manager (H/F) au du service technique, informatique et logistique de la Délégation Paris-Normandie


Date Limite Candidature : jeudi 18 avril 2024

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Office Manager (H/F) au du service technique, informatique et logistique de la Délégation Paris-Normandie
Référence : MOY1600-AMIHOC-019
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : jeudi 28 mars 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 24 mois
Date d'embauche prévue : 1 mai 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2 200 € et 2 500 € brut par mois selon expérience
Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2)
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : Patrimoine immobilier, Logistique, Restauration et Prévention
Emploi type : Gestionnaire logistique

Missions

En tant qu’Office Manager, vous encadrerez l’équipe administrative et vous réaliserez, de manière autonome, les activités de gestion administrative du service technique-informatique-logistique de la délégation Paris Normandie

Activités

Vous assurerez les activités principales suivantes :
- Encadrer une équipe de deux assistantes logistiques
- Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives et le suivi des demandes du service
- Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion (demandes d’achat, service fait) et prévenir le contentieux avec les fournisseurs
- Participer et assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire liée aux marchés publics pour la gestion de la flotte téléphonique ou du parc automobile
- Coordonner les aspects logistiques du service : organisation de réunions internes, gestion de l’agenda du service et suivi des échéances
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du service
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs (prestataires)
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure pour la gestion des congés, des demandes RH particulières…
- Organiser le classement et l’archivage des documents

Compétences

Diplômé(e) d’une formation de niveau Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations ou gestion administrative, vous justifiez d’une expérience de 2 à 4 ans dans l’accompagnement d’équipe de direction et l’animation d’un collectif de responsables de service.

• Vous avez de connaissances budgétaires générales, vous maitrisez les techniques de communications.
• Vous disposez d’une capacité avérée d’organisation, d’adaptation et de prise d’initiative.
• Votre autonomie, votre rigueur et votre discrétion font partie de vos atouts.

Contexte de travail

Le CNRS est un acteur majeur de la recherche fondamentale à une échelle mondiale. Le CNRS est le seul organisme français actif dans tous les domaines scientifiques. Sa position unique de multi-spécialiste lui permet d'associer les différentes disciplines pour affronter les défis les plus importants du monde contemporain, en lien avec les acteurs du changement.

Votre délégation régionale
Les 17 délégations régionales du CNRS assurent des missions de gestion, d'appui aux laboratoires, de représentation de l'établissement, d'animation et de coordination de la communauté scientifique. Elles entretiennent des liens étroits avec les partenaires académiques, les organismes de recherche présents sur la circonscription, les collectivités territoriales ainsi que les représentants de l’Etat en région.

La délégation Paris Normandie représente un peu moins de 2000 agents. Ses services sont bi localisés, à Caen et à Paris.
Rejoindre notre délégation Paris-Normandie, c’est rejoindre une équipe engagée, au service de la science.
Visitez le site internet de la délégation :
https://www.paris-normandie.cnrs.fr/fr
Au sein du service technique, informatique et logistique de la Délégation Paris-Normandie, vous assurerez la fonction d’office manager. Vous serez directement rattaché à la direction du service qui compte 20 personnes et s'appuie sur une trentaine de prestataires de service. C'est un service transverse chargé du bon fonctionnement du campus Gérard-Mégie, siège du CNRS à Paris dans le 16ème arrondissement.

Contraintes et risques

Ce poste n'est pas soumis aux astreintes et sujétions.

Informations complémentaires

Informations complémentaires :
Votre environnement de travail :
Télétravail : 1 à 2 jours par semaine
Congés et RTT annuels : 44 jours
Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable jusqu’à 300 euros
Soutien à la parentalité : possibilités de places en crèches, CESU et chèques vacances co-financés, participation à l’accueil périscolaire, allocation aux parents d’enfants handicapés, subventions administratives (centre de loisirs et centres de vacances, classes vertes…)
Formation dès votre prise de poste et tout au long de votre parcours
Intégration : accompagnement à la prise de poste
Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie, …