Assistant administratif en gestion de formation continue (H/F)

Job Description

Missions

Au sein du pôle formation de la délégation Provence et Corse du CNRS, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative et logistique de la formation continue a pour missions principales :
• Organiser et coordonner les actions de formation continue, en assurant un suivi administratif, logistique et budgétaire rigoureux et réactif.
• Jouer un rôle central dans l’accueil, l’orientation et l’accompagnement des stagiaires et prestataires, avec une posture professionnelle et pédagogique.

Activity

Gestion administrative et logistique :
• Administrer et exploiter les bases de données de suivi des stagiaires et des formations (outils internes + Excel).
• Organiser la logistique des formations (réservation de salles, matériel pédagogique, coordination avec les intervenants).
• Gérer les aspects budgétaires (suivi des coûts, devis, conventions) et alerter en cas de dépassement.
Relationnel et communication :
• Accueillir et informer les publics (stagiaires, formateurs) avec clarté et professionnalisme, échanger au quotidien avec différents interlocuteurs (négocier avec les prestataires et expliquer les processus aux stagiaires avec pédagogie).
• Rédiger des courriels professionnels et des documents synthétiques pour le reporting, prendre des notes.
Respect des processus et reporting :
• Rendre compte régulièrement de l’avancement des dossiers et des éventuels blocages, respecter et faire respecter les processus dans un cadre exigeant.
• Participer activement aux points d’équipe hebdomadaires et aux réunions de suivi avec la responsable.
• Se former rapidement sur les outils internes spécifiques (ex : logiciels de gestion du CNRS).
Travail en équipe :
• Partager les informations et coordonner les actions pour contribuer à l’amélioration continue des processus communs.
• Anticiper les besoins et signaler les éventuels dysfonctionnements pour une résolution collective.
• Collaborer activement avec les autres pôles et services pour harmoniser les processus et garantir la conformité aux règles de la fonction publique.

Your Profil

Skills

Savoir-faire :
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (tableaux de bord, suivi budgétaire) et aptitude à se former rapidement sur les logiciels internes.
• Gestion administrative et budgétaire : suivi des dossiers, respect des échéances et des process, priorisation des activités.
• Capacité rédactionnelle professionnelle
• Adaptabilité en mode projet : Aisance ou ouverture à travailler avec des priorités dynamiques, des échéances serrées et une organisation par objectifs.
• Négociation et médiation : Savoir faire respecter, expliquer avec pédagogie et fermeté les règles et processus, tout en négociant les conditions (qualité, coûts) dans le cadre des exigences du pôle formation.
• Intérêt pour les technologies de l'information et de la communication (TIC).
Savoir-être :
• Posture professionnelle : diplomatie, écoute active, et sens du service (accueil, orientation).
• Rigueur et organisation : respect strict des processus, souci du détail, gestion des priorités en mode projet dans un environnement rythmé.
• Esprit d’équipe : collaboration active, reporting transparent, participation aux réunions.
• Réactivité : capacité à gérer les imprévus (ex : changements de dernière minute) sans perdre de vue les objectifs et les process.
Langues
• Anglais : Niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Your Work Environment

La délégation CNRS Provence est Corse est l'une des 18 délégations régionales du CNRS. Ses services accompagnent les 82 structures de recherche et les 2 500 agents qui y sont affectés. Le service des ressources humaines décline au niveau régional la politique nationale des ressources humaines du CNRS en matière de gestion administrative des ressources humaines et œuvre à la mise en œuvre de sa politique RH régionale qui répond aux enjeux spécifiques locaux. Son périmètre d'action s'étend également au développement et à l’accompagnement des agents tout au long de leur carrière. Le service des ressources humaines est ainsi composé de 3 pôles :
- pôle gestion des ressources humaines
- pôle développement des compétences et des parcours professionnels (accompagnement RH et formation continue)
- pôle développement et accompagnement social (action sociale, gestion du budget de l'action sociale et pôle santé).
Vous accomplirez vos missions en étroite coordination avec les membres de l'équipe du pôle formation, en collaboration avec les autres pôles du service et interagirez avec les autres services de la délégation (le service pilotage et affaires juridiques, le service prévention et sécurité et le service finances, achats et comptabilité).

Dans un souci de maintenir au meilleur niveau les compétences techniques et scientifiques des chercheurs et chercheuses, Ingénieurs et ingénieures, techniciens et techniciennes, la politique de formation de l’établissement accompagne l’excellence scientifique et technologique des laboratoires et le développement de l’ensemble des personnels par l’évolution de leurs compétences tout au long de leur vie professionnelle.

Pourquoi nous rejoindre ?
Un rôle à impact dans un écosystème unique
• Organisation et gestion des formations, accueil et information des agents, suivis administratifs, logistiques et budgétaires des Actions Nationales de Formation, échanges avec les correspondants formation des unités… Vous serez au cœur de la vie professionnelle d’une communauté passionnée et engagée.
• Soutenir la recherche : Votre travail est une mission d’appui aux scientifiques et aux équipes administratives, essentielle à la réalisation de leurs missions.
• Un ancrage territorial fort : La délégation Provence-Corse, c’est 84 unités de recherche et des partenariats avec les acteurs locaux (universités, établissements publics de recherche). Vous contribuerez à renforcer ces liens.

Un environnement de travail stimulant et humain
• Une équipe soudée : Intégrez une équipe RH à taille humaine, où l’entraide et la bienveillance sont des valeurs clés.
• Des missions variées : De la gestion administrative à des projets transverses pour l’ensemble du service et de la délégation, vous ne connaîtrez pas la routine !

Des avantages concrets
• Horaires journaliers répartis sur des plages fixes et flexibles (entre 7h30 et 19h30)
• Cycle hebdomadaire de travail de 38h30
• 44 jours de congés et RTT (32 jours de congés + 13 RTT + journée de solidarité) avec possibilité d'acquérir 2 jours supplémentaires pour fractionnement, soit 46 jours au maximum
• Télétravail possible après un temps d'adaptation et selon les nécessités et l'organisation du service
• Remboursement partiel des frais de transport en commun sur le trajet domicile / travail
• Possibilité de bénéficier du forfait mobilités durables
• Régime de protection sociale complémentaire santé obligatoire avec participation de l’employeur
• Restaurant collectif sur place à un tarif avantageux
• Parking gratuit sur le campus
• Offres loisirs sports et culture via le comité d'action et d'entraide sociale (CAES du CNRS) ou les comités locaux d'action sociale (CLAS).

Et, un cadre de vie exceptionnel : Travailler sur le campus de la Délégation régionale Provence-Corse, c’est allier qualité de vie et dynamisme scientifique !

Compensation and benefits

Compensation

A partir de 2 497,95 € brut mensuel, selon expérience

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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