Missions

L’assistant administratif a pour missions d’assister le Délégué Régional et son adjointe dans leurs missions, d’assurer le suivi et la mise à jour des décisions officielles et de réaliser divers actes de gestion administrative et financière pour le Service des Affaires Générales de la Délégation Régionale.

Activités

Assister le Délégué Régional et son adjointe dans leurs missions
-Assurer l’accueil physique et téléphonique ; gérer la messagerie électronique et les agendas
-Fournir les informations de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes à la Délégation Régionale
-Planifier, organiser et assurer la logistique de réunions, internes ou externes, et d’événements institutionnels

Mission no. 2 — Assurer le suivi et la mise à jour des décisions officielles
-Recueillir les informations nécessaires au traitement des décisions officielles relevant du Délégué Régional (délégations de signature, nomination de correspondants, conseils de laboratoire, etc.)
-Procéder à leur rédaction et à leur publication sur le portail ad hoc
-Procéder à l’envoi et au suivi de documents administratifs (règlements intérieurs, lettres de mission, etc.)
-Proposer des voies d’amélioration de l’organisation et formaliser les procédures associées

Mission no. 3 — Réaliser divers actes de gestion administrative et financière pour le Service des Affaires Générales
-Assurer la gestion de la flotte de la cinquantaine de véhicules de la circonscription (assurance, cartes d’approvisionnement en carburant, abonnement au péage, etc.)
-Gérer les relations avec le prestataire de service en charge de l’accueil de la Délégation Régionale et des Unités hébergées sur le campus CNRS : gestion des salles, réservation des véhicules, enregistrement numérique des courriers, partage d’informations, continuité de service, etc.
-Veiller à la mise à jour et à l’utilisation des différents modèles de documents à l’échelle de l’Unité MOY1100

Mission no. 4 — Participer au collectif du Service des Affaires Générales
-Contribuer à la continuité de service et participer à des missions ponctuelles si nécessaire
-Le cas échéant, contribuer à la gestion des crédits de la Délégation Régionale

Compétences

Savoirs / connaissances / Savoir-faire :
-Savoir communiquer efficacement avec l’environnement de travail direct (Délégué Régional, services de la Délégation Régionale, Instituts scientifiques, Directions fonctionnelles, gouvernance du CNRS, etc.)
-Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs
-Savoir gérer plusieurs activités en parallèle
-Maîtriser les outils bureautiques ; savoir s’adapter aux systèmes d’information déployés par le CNRS
-Faire preuve de capacités rédactionnelles et connaître les normes associées
-Hiérarchiser et prioriser les courriers, les appels téléphoniques et les sollicitations diverses
Le petit plus : Avoir une première expérience dans la lecture et la compréhension des textes réglementaires en vue de leur juste application

Savoirs-être
-Faire preuve de discrétion ; respecter la confidentialité
-Savoir adapter son langage aux divers interlocuteurs
-Savoir anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives
-Faire preuve de réactivité et d’adaptabilité
-Avoir le sens du travail en équipe

Contexte de travail

Au sein de la circonscription Alpes (Isère, Savoie et Haute-Savoie), le CNRS est l’un des principaux acteurs publics de la recherche scientifique, aux côtés des Établissements d’Enseignement Supérieur et de Recherche (Universités, Écoles, etc.) et d’autres organismes nationaux (Inserm, Inria, etc.). Il regroupe environ 2 300 agents, chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs. La Délégation Régionale Alpes, située sur la Presqu’île de Grenoble, regroupe 7 services qui accompagnent 70 Unités de recherche dans la bonne réalisation de leur mission de recherche scientifique.

La personne recrutée sera affecté auprès du Service « Affaires Générales » nouvellement créé au sein de la Délégation Régionale Alpes du CNRS et sera placée sous la responsabilité hiérarchique directe de la responsable du service.

Nos avantages et petits + :
Débutants acceptés. Un accompagnement et des formations seront proposés afin de faciliter la prise de fonction de l'agent.
• Un environnement de travail stimulant aux contacts des personnels de la recherche
• Restaurant inter-entreprises sur site avec tarifs subventionnés
• 44 jours de congés / RTT par an
• Télétravail possible (dans la limite de 2 jours par semaine)
• Politique développement durable
• Un site accessible en transports en commun (tram B, arrêts cars Région et bus) + parking privé et abris vélos)
• Accès au Comité d'Action Economique et Sociale du CNRS (prestations sociales, activités culturelles et sportives : pour en savoir plus ; https://www.caes.cnrs.fr/ et https://caesug.grenoble.cnrs.fr/index.php)