Missions

Au sein de l'INSB, l'assistant/assistante de direction concourt à l'organisation quotidienne des activités du directeur d'institut, de la directrice adjointe administrative et de son adjointe. Il/elle recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions. Il/elle assure la gestion de leurs relations internes et externes. Il/elle assure le suivi de certains dossiers et contribue à l'organisation du secrétariat de la direction de l'institut.

Activités

Sous l'autorité hiérarchique du directeur d'institut et de la directrice adjointe administrative, l'assistant/assistante de direction est chargé.e de les assister pour l'ensemble des activités relevant de sa mission :
- Gérer les agendas du directeur d'institut, de la directrice adjointe administrative et de son adjointe ;
- Veiller à la bonne exécution des missions du directeur d'institut, de la directrice adjointe administrative et de son adjointe ;
- Gérer la boite mail du directeur et du secrétariat ;
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions (constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires) ;
- Planifier et organiser les réunions internes du directeur avec ses directeurs adjoints ;
- Organiser les comités de direction hebdomadaires de l'institut : planification, rédaction et diffusion des ordres du jour et relevé de décisions ;
- Assurer le suivi des relevés de décisions en vérifiant que les actions ont bien été mises en œuvre ;
- Assurer de façon autonome l'élaboration et la coordination des dossiers qui lui sont confiés par le directeur ;
Dans ce contexte, il/elle travaille en interface avec l'ensemble de l'équipe de l'institut (directeurs adjoints scientifiques et administratifs) ;
- Encadrer un assistant et lui apporter ressources et expertise dans les domaines de la gestion administrative ;
- Assurer la circulation de l'information avec les pôles fonctionnels de l'institut ;
- Prendre en charge des dossiers ponctuels en fonction de l'actualité et des besoins ;
- Planifier et organiser les séminaires de direction de l'institut ;
- Instruire des dossiers, constituer et synthétiser des documents ou supports en vue de réunions, de décisions… ;
- Concevoir et mettre en place des outils d'aide à la décision (tableaux de bord) ;
- Rédiger des courriers, notes et les enregistrer dans l'outil dédié ;
- Suivre en propre des dossiers spécifiques (Prix, médailles, Sésame…) ;
- Assurer un premier niveau de réponse aux sollicitations d'interlocuteurs divers (directeurs d'unités, partenaires académiques, etc.) ;
- Exploiter et alimenter les bases de données relatives au domaine d'intervention ;
- Organiser et gérer un système de classement pertinent et efficace, y compris numérique ;
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs ;
- Participer, en tant que de besoin, à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs).

Compétences

Afin de remplir ses missions, l'assistant/assistante de direction doit :
- Connaître l'organisation et le fonctionnement du CNRS, de ses partenaires et de la recherche publique ;
- Savoir gérer un flux important d'informations ;
- Respecter strictement la confidentialité des informations et des données ;
- Avoir une très bonne connaissance des techniques de secrétariat (traitement et rédaction de courriers et de documents administratifs, prise de notes, classement, archivage, gestion d'agenda, etc...) ;
- Avoir des qualités rédactionnelles et de synthèse ;
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les urgences ;
- Avoir l'esprit d'initiative et le sens du relationnel ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Être autonome dans la gestion et le suivi des dossiers et savoir rendre-compte ;
- Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse ;
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
- Maîtrise du logiciel de messagerie Outlook, et du logiciel open touch ;
- Anglais : niveau A2 selon le CECRL (expression écrite et orale en anglais débutant avancé).

Contexte de travail

Au sein du CNRS, l'Institut des sciences biologiques (INSB) pilote la politique scientifique dans le domaine des sciences biologiques pour l'ensemble de ses unités de recherche. Il a un rôle décisionnel à l'égard des unités et développe des partenariats de qualité avec les Universités, Ecoles et les différents organismes nationaux à mission finalisée sur des zones d'interfaces scientifiques spécifiques.

Les recherches menées dans l'Institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. L'INSB est, en taille, le plus important institut du CNRS. Il est constitué de 210 structures de recherche et d'appui à la recherche. L'INSB est situé au siège du CNRS (Paris 16ème) et compte 60 agents (30 IT et 30 scientifiques).

L'assistant/assistante de direction travaille avec l'ensemble de l'équipe de l'Institut, le cabinet de la présidence, les secrétariats de la DGD-S, DGD-R et de la DGD-I et, en tant que de besoin, les partenaires externes.