Missions

Au sein de CNRS Chimie, l’agent assure l’appui administratif, organisationnel et logistique des portefeuilles transversaux de l’institut : Initiatives transverses et interdisciplinarité, infrastructures de recherche et plateformes, partenariats industriels et internationaux, Europe. Il/elle contribue au bon fonctionnement de ces périmètres, au suivi des actions pilotées et à la qualité du service rendu aux équipes scientifiques et administratives.

Activités

Appui administratif et coordination
- Assurer la gestion et la coordination des activités administratives des portefeuilles : élaboration, mise à jour et suivi de tableaux de bord ; participation à l'instruction des dossiers en vérifiant la conformité réglementaire ; production de bilans, enquêtes, tableaux statistiques.
- Assurer la circulation de l'information et le lien avec les services fonctionnels du CNRS, les laboratoires et les partenaires externes.
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures : proposer, concevoir et mettre en œuvre des outils, processus et documents structurants.
- Accueillir, informer et accompagner les différents correspondants internes et externes dans leurs démarches administratives.
- Rendre compte de l'avancement des activités et alerter si nécessaire.

Organisation d'événements et de projets
- Participer à la programmation, la préparation et la logistique des événements pilotés par les portefeuilles (journée des nouveaux entrants, journée développement durable, visites de site, ateliers, colloques de prospective, etc.).
- Travailler en coordination avec les autres assistant·es du service pour assurer la cohérence et la qualité de l'organisation des manifestations.

Support aux directeurs adjoints scientifiques
- Organiser et gérer les déplacements professionnels de deux directeurs adjoints scientifiques et, ponctuellement, d'autres agents impliqués dans les portefeuilles.
- Assurer l'interface administrative avec leurs interlocuteurs internes et externes, et préparer les éléments nécessaires à leurs activités.

Compétences

Connaissances et compétences opérationnelles
• Maîtrise des techniques de secrétariat, d’archivage et de gestion administrative.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel – fonctions avancées, publipostage, recherche, mise en forme de documents).
• Connaissance appréciée des logiciels de mise en page ou de conception graphique.
• Très bonne maîtrise rédactionnelle en français, orthographe irréprochable.
• Capacité à rechercher, vérifier et structurer l’information.
• Aptitude à planifier, hiérarchiser et suivre son activité en autonomie.
• Niveau d’anglais attendu : A2 CECRL (répondre à un appel, rédiger un mail simple).
• Connaissances générales du fonctionnement des établissements publics de recherche (souhaité).
Savoir-être
• Bon relationnel, sens du service et capacité à travailler en équipe.
• Organisation, rigueur, fiabilité.
• Diplomatie, écoute et sens de la confidentialité.
• Réactivité, adaptabilité et capacité à anticiper.

Contexte de travail

CNRS Chimie est l’un des dix instituts du CNRS, chargé de développer et coordonner les recherches relatives à la compréhension de la réactivité chimique, à l’élaboration de nouveaux composés et à l’étude des relations entre structures des composés au niveau atomique et leurs propriétés. L’institut compte 200 structures de recherche et 13 000 personnels, dont 3 100 agents CNRS.
Il est composé de 18 IT qui déploient et accompagnent la mise en œuvre de la politique scientifique portée par la direction (Directrice de l'institut, 6 directrices et directeurs adjoints scientifiques et la directrice adjointe administrative).
L'assistant·e est placé·e sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Adjointe Administrative de l'institut et exerce son activité en lien avec elle et les directeurs adjoints scientifiques des portefeuilles transverses de l'institut (essentiellement deux DAS, ponctuellement un troisième). Il/elle collabore quotidiennement avec les membres du pôle administratif (trois autres assistantes) et interagit avec les services du siège, les délégations régionales et les partenaires institutionnels.
Le poste nécessite un fort esprit d’équipe, un sens aigu de l’organisation et une capacité à travailler dans un environnement stimulant, exigeant et multi-interlocuteurs.
Le poste est éligible au télétravail à hauteur de deux jours par semaine, après une période d'adaptation à l'environnement de travail et au réseau professionnel.
Il n'y a pas de contraintes d'horaire particulières, hormis lors des événements organisés par l'institut, pour assurer l'accueil des participants.
L'agent sera affecté au siège du CNRS, 3 rue Michel-Ange dans le 16e arrondissement de Paris. Le site dispose d'un restaurant administratif.