Missions

L'assistant ou l'assistante en gestion administrative aura pour mission :

- La réalisation des actes de gestion administrative du projet dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable.

- La réalisation des recrutements des agents contractuels du projet et en assurer le suivi et la gestion administrative.

Activités

Partie Gestion financière :
- Assurer la gestion financière et comptable du projet.
- Engagement des dépenses (commandes et missions) dans le respect de la réglementation, traitement des états de frais de missions, suivi des services faits et des paiements.
- Assurer le Suivi budgétaire (En recettes et en dépenses).
- Préparer la justification financière du projet, en lien avec les tutelles.
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité.
- Suivre une ou plusieurs activités transverses au sein de l'équipe (Inventaire des immobilisations, abonnements, marché, etc.)

Partie Ressources humaines :
- Instruire les dossiers des agents contractuels en vue de leur recrutement pour le projet (Tutelle CNRS).
- Assurer la gestion administrative et budgétaire ainsi que le suivi des contrats des agents contractuels,
- Mettre en ligne les annonces sur le Portail Emploi du CNRS, suivi et clôture des offres.
- Être l'interlocuteur des services RH de la délégation régionale du CNRS pour le projet.
- Rédiger des courriels administratifs,
- Produire des tableaux de bord, les alimenter et en assurer la mise à jour.

Compétences

Connaissances, diplôme :
- Titulaire d'un DUT ou BTS
- Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la gestion des ressources humaines,
- Connaissances du mode de fonctionnement des administrations publiques
- Organisation et fonctionnement des administrations de l'enseignement supérieur et de la recherche

Savoirs-faire :
- Connaissances des logiciels de gestion RH du CNRS (Geslab, Réséda, Agate-Tempo, Webcontrat).
- Maitrise des outils bureautique (Excel, Word),
- Anglais : compréhension intermédiaire à l'écrit et à l'oral,
- Savoir suivre des procédures et appliquer des dispositions réglementaires
- Savoir identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
- Savoir rendre compte de son activité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Savoirs-être :
- Capacité à travailler en équipe et avec différents interlocuteurs,
- Capacité à être autonome tout en respectant sa hiérarchie,
- Capacité organisationnelle, réactivité, rigueur, esprit d'initiative et sens du contact
- Faire preuve de discrétion et confidentialité.

Résultats attendus et contrôles

La personne recrutée assurera toutes les actes de gestion administrative tant sur le plan financier que sur celui des ressources humaines en lien avec le projet Traccs.

Contexte de travail

Le programme de recherches TRACCS (Transformer la modélisation du climat pour les services climatiques, https://climeri-france.fr/pepr-traccs/) rassemble la communauté française de modélisation du climat. Ses activités couvrent la compréhension fondamentale des changements climatiques et de leurs impacts et s'étendent jusqu'à l'élaboration de prototypes de services climatiques co-construits par les parties-prenantes et les experts en modélisation du climat. L'enjeu est d'accélérer le développement des modèles de climat pour répondre aux attentes sociétales en termes de d'action climatique, notamment dans le domaine de l'adaptation au changement climatique à venir.
Le programme est organisé en 10 projets ciblés et un projet de gouvernance, et sera complété par des projets en réponse à des appels d'offres. Il est doté de 51 millions d'euros sur 8 ans. Il est co-piloté par le CNRS et Météo-France, avec 7 autres partenaires académiques. Les activités des projets de gouvernance et des projets ciblés seront principalement menées en région parisienne (laboratoires de l'Institut Pierre-Simon Laplace (IPSL)), à Toulouse (CNRM et autres entités de Météo-France, CERFACS) et à Grenoble (Institut des Géosciences de l'Environnement (IGE)).

L'Institut Pierre-Simon Laplace (IPSL) est un des centres majeurs de la recherche du climat dans le monde contribuant notamment aux travaux du GIEC. Il regroupe 1 500 chercheurs et ingénieurs issus de 8 laboratoires et 2 équipes associées de la région parisienne travaillant à la compréhension du système Terre sur l'ensemble de ses compartiments (atmosphère, océan, surface continentale, biosphère, pollution, etc.)
La personne recrutée rejoindra le Service Administration de l'IPSL ; l'équipe est actuellement composée de 6 agents permanents et non permanents. Il sera placé sous la responsabilité hiérarchique de l'administrateur.
Le poste est basé à Guyancourt.
Autres points :
- Prise en charge partielle des frais de transport,
- Subvention restauration,
- Télétravail envisageable.

Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.

Contraintes et risques

Pas de contraintes et risques particuliers.