Missions

L'agent assurera, pour la moitié de son temps, la fonction de secrétaire de direction. Il (elle) réalisera également diverses activités administratives, en soutien au pôle Ressources Humaines (RH) de la structure.

Activités

*Dans sa fonction de secrétaire de direction :
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
- Coordonner les aspects logistiques de la structure (organisation d’événements, achat de matériel de bureau, ...)
*Dans sa fonction de technicien-ne polyvalent-e en gestion administrative :
- Participer à l'instruction de dossiers en vérifiant la conformité réglementaire
- Utiliser les outils de gestion administrative nécessaires au fonctionnement de la structure
*Dans le domaine de la gestion RH, en appui à la responsable du pôle RH :
-Instruire les dossiers techniques, courants, de gestion de personnel
- Alimenter et actualiser les bases de données
- Informer les agents sur leur situation administrative
- Produire des tableaux de bord et en assurer le suivi.

Compétences

Connaissances requises :
- Organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Droit public
- Droit des contrats
- Techniques d'élaboration de documents
- Connaissances budgétaires générales
- Finances publiques
- Techniques de communication
- Connaissance générale des ressources humaines
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
- Communiquer et faire preuve de pédagogie,
- Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles,
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (RH, outils de travail collaboratifs ),
-Utiliser les logiciels de traitement de texte, tableur, communication informatique (messagerie, web),
- Rédiger des rapports,
- Concevoir des tableaux de bord.

Savoir-être :
- Savoir rendre compte,
- Autonomie, méthode et rigueur,
- Sens de l'organisation,
- Aptitude à travailler en équipe,
- Disponibilité, discrétion et confidentialité

Contexte de travail

L’Institut de la Mer de Villefranche (IMEV – ex-Observatoire Océanologique de Villefranche-sur-Mer) est une composante de Sorbonne Université qui a pour mission la recherche, la dissémination des connaissances, la formation académique et l’observation. Les thématiques de recherche qui y sont conduites recouvrent l’océanographie, dans ses divers aspects biologiques, chimiques et physiques, ainsi que la biologie cellulaire et du développement.

Contraintes et risques

Possibilité de contraintes horaires selon les évènements officiels de l'IMEV