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Assistant(e) en gestion administrative (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR8626-CLALEV-002
Lieu de travail : ORSAY
Date de publication : mardi 16 mai 2017
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2017
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1843 € brut à 1964 € brut si plus de 3 ans d'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L’assistant(e) en gestion administrative assiste les responsables administratives et financières du LPTMS et de l’IPa dans la réalisation de leurs missions.

Activités

LPTMS :
- Participer à la réalisation d’opérations de gestion financière (commande, missions, suivi des factures…)
- Participer à l’établissement de la justification financière des contrats de recherche
- Participer à la gestion du personnel : recrutement des CDDs, accueil des visiteurs, conventions d’accueil, conventions de stage et gratifications.
- Informer, accompagner et orienter dans leurs démarches les personnels et/ou visiteurs
- Rédiger des comptes rendus de réunions
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Participer à l’organisation d’évènements (colloques, séminaires…)
- Participer à la gestion des besoins administratifs liés à l’implication du LPTMS dans l’enseignement.
IPa :
- Assist in the organization of colloquia, conferences and long-term programs
- Welcome, inform and assist both organizers and participants during the various phases of these events.
- Assist in the financial administration, such as with the orders and reimbursements
- Organize and archive correspondence in a structured manner.

Compétences

• Comprendre, s’exprimer, lire et écrire en anglais
• Organiser son activité, respecter les délais
• Savoir faire preuve de rigueur, d’autonomie, d’initiative et d’une grande polyvalence
• Savoir travailler en équipe
• Maitriser les outils bureautiques
• Pratique des logiciels GESLAB et SIFAC appréciée
• Connaissance générale de la réglementation financière

Contexte de travail

L’assistant(e) en gestion administrative occupera un poste mutualisé entre 2 unités.
Le LPTMS est une unité implantée sur le campus de la Faculté des Sciences d’Orsay, effectif d’environ 60 personnes : chercheurs, enseignants-chercheurs, post-docs, étudiants en thèse, visiteurs. L’équipe administrative est composée de 2 personnes (1 responsable administrative et financière, 1 informaticien) et sera complétée par le présent poste.
Le LPTMS déménagera à l’automne 2018 dans un bâtiment neuf sur le campus de la Faculté des Sciences d’Orsay, bâtiment qui regroupera 2 laboratoires (LPTMS et FAST) ainsi que l’Institut Pascal (IPa).
L’IPa est une unité qui sera créée officiellement en 2018. L’équipe administrative est en cours de constitution.
Jusqu’au déménagement à l’automne 2018, l’assistant(e) occupera son poste au LPTMS et sera amené(e) à se déplacer pour participer à la gestion des programmes de l’IPa qui seront organisés sur le secteur Paris-Saclay.

Informations complémentaires

Possibilité d'un recrutement au 01/07/2017. Fin de contrat au 31/12/2017 quelle que soit la date de recrutement avec possibilité d'extension en 2018.

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