Missions

La gestionnaire assure une mission d’assistanat de proximité polyvalente, à l’interface entre les scientifiques et les services. Il/elle facilite le fonctionnement de l’équipe et concourt à la bonne coordination administrative des activités. Il/elle apporte aide et conseil dans les domaines des affaires générales, du budget, des finances et contrats, des accueils de personnel, de la communication et de l’évènementiel. Il/elle assure ses missions auprès de tous les membres de l’équipe de recherche et sous l’autorité hiérarchique des chercheurs permanents de l’équipe

Activités

Principales activités
1. Gestion des budgets d’équipement scientifique de Quantic

- Veille sur l’exécution budgétaire et analyse des données de suivi financier,
- Préparation de bons de commandes (utilisation des logiciels de gestion du CNRS, ENS, Mines, Armines, Inria)
- Suivi de la commande avec les fournisseurs (respect des délais de livraison)
- Contact avec les services financiers des instituts pour confirmer les livraisons/services faits
- Vérification que les paiements sont effectués
- Contact avec les fournisseurs en France et à l’étranger.

Spécificité : grand nombre de commandes à prévoir, besoin de se former à différents outils de gestion auprès des services des différents instituts. Contacts à l’étranger (en anglais)

2. Préparation des missions des personnels de l’équipe, organisation d'évènements
- Organisation et suivi des missions, contrôle des fiches retour et justificatifs
- Commande des billets de train et d’avion, réservation d'hôtels
- Réservation de salles, services traiteur ou restaurant si besoin

3. Soutien administratif
- Aide au reporting
- En lien étroit avec le service des ressources humaines : constitution et suivi des dossiers de recrutement des personnels (aide à la rédaction de fiches de poste, conventions avec les universités)
- Informer et orienter les personnels de l’équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH

4. Accueil des nouveaux arrivants de l'équipe

- Préparation de l’accueil des nouveaux arrivants : point de contact administratif, contribution au onboarding, orienter les agents dans leurs démarches administratives, aider à l’organisation/affectation des bureaux, demande des badges d’accès à l’ENS
- Lien avec les écoles doctorales
- Accompagnement du personnel étranger dans leurs démarches administratives, notamment avec le visa et le logement.

Spécificité : nos étudiants sont affiliés à différents instituts, parfois en Cifre, et à différentes écoles doctorales. Il existe beaucoup de configurations différentes.
5. Communication de l’équipe

- Être un relai au sein de l’équipe de la communication interne et externe.
- Maintien site web (uploader des photos et CV des nouveaux arrivants, les publications du groupe…)
- Communication sur les réseaux sociaux
-

6. Participation à la vie de l’équipe à l’ENS
- Réservation de salles pour les réunions
- Mise en place des visioconférences
- Organisation d’évènements sociaux

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive. Le gestionnaire pourra être amené à travailler sur d’autres aspects en fonction des besoins de l’équipe.

Compétences

Votre maîtrise de la langue anglaise, des outils bureautiques et informatiques, ainsi que votre sens du service et de l'écoute vous permettront de répondre aux attentes et aux besoins de l’équipe de recherche Quantic dont vous aurez la coordination administrative.
Votre connaissance de l'environnement de la recherche et de la fonction publique sera un atout supplémentaire lors de votre prise de poste.



Compétences
Niveau BAC+2 ou expérience significative en assistanat de direction et secrétariat.
Savoirs
• Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche
• Connaître les principes de la gestion financière notamment les règles budgétaires et les différents financements de la recherche et les règles des contrats
• Connaître les différents statuts des personnels et les procédures les concernant
Savoir faire
• Maîtriser les outils de bureautique
• Maîtriser les techniques de reporting
• Faire preuve de rigueur et fiabilité dans la mise en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier et transmettre les données financières et RH
• Savoir planifier et respecter des délais
• Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
• S'adapter aux différents outils et procédures
• Travailler en équipe tant au sein de l'équipe projet qu'au sein du service
• Maîtriser l'anglais écrit et oral
• Savoir rédiger (notes, compte-rendu, courrier)
Savoir être
• Avoir le sens du service
• Faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe
• Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs et situations
• Respecter la confidentialité
• Faire preuve de réactivité et de proactivité
• Être autonome

Contexte de travail

Le laboratoire et les bureaux de l’équipe Quantic sont situés au sein du LPENS, 24 rue Lhomond 75005 Paris. L’équipe est composée de 2 chercheurs permanents et 10 doctorants et postdoctorants. La personne recrutée sera amenée à s’intégrer à l’équipe et travailler quotidiennement avec tous ses membres.
La personne recrutée sera formée par les membres des services de gestion des différentes tutelles de l’équipe (CNRS, ENS, Mines, Inria) et sera donc amenée à se déplacer dans ces différents instituts (tous situés dans Paris).