Missions

Au sein du Pôle Administratif de l’INSU, l’assistant.e de direction accompagne dans leurs missions les Directrices et Directeurs Adjoint.e.s de l’INSU. Elle/il recueille et traite et relaye, les informations nécessaires à la préparation des réunions et des décisions. Elle/Il assure le suivi de certains dossiers, ainsi que la gestion de ses relations internes et externes notamment dans la gestion des agendas et l’organisation de réunions. Elle/il joue le rôle de facilitateur et d’alerte auprès des Directeurs/Directrices et facilite la communication et le partage d’informations entre les Directeurs/Directrices et les différents pôles du service.
Elle/il pourra être amené.e à remplacer sur certaines missions prioritaires ses collègues en situation d’absence.

Activités

Elle/Il assure notamment la tenue des agendas et l’organisation des déplacements des Directrices/Directeurs qu’elle/il assiste.
L’assistant.e de direction a la responsabilité de la préparation et de l’organisation des réunions dans son périmètre d’action. Elle/Il assure notamment :
• L’instruction des dossiers, la constitution et la synthèse des documents ou supports en vue de réunions, d’arbitrages et de décisions
• La rédaction des comptes rendus de réunions
• La logistique des réunions (invitations, suivi des inscriptions, réservation de salle, traiteur, …)

L’assistant.e de direction participe à l’aide à la décision et leur suivi. Elle/Il assure notamment :
• La proposition puis la conception et la mise en place des outils d’aide à la décision (tableaux de bord, indicateurs...)
• La production de synthèse de suivi de décisions et de bilans statistiques
• L’exploitation et l’alimentation des bases de données relatives à son domaine d'intervention
• L’organisation et le suivi des espaces de travail collaboratifs

Elle/il participe à l’organisation et à la préparation logistique des évènements, séminaires ou autres manifestations des Directrices et Directeurs, en coopération avec le pôle administratif auquel elle/il appartient.

Compétences

Savoirs généraux
• Connaissance approfondie des techniques de secrétariat

Compétences linguistiques
• Anglais : Compréhension écrite et orale : niveau II Expression écrite et orale : niveau II

Savoir-faire
• Rédiger des courriers et documents administratifs
• Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives
• Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
• Restituer, synthétiser et transmettre l'information orale et écrite
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Maîtriser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur)
• Utiliser les outils informatiques spécialisés

Savoir-être :
• Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
• Savoir gérer les priorités
• Savoir respecter les règles de discrétion et de confidentialité
• Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs.
• Capacité à anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives

Contexte de travail

Au sein du CNRS, l'INSU a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches nationales et internationales en astronomie et science du système Terre.
Structuré autour des observatoires des sciences de l’Univers, et engagé dans des programmes nationaux et internationaux, l’INSU ouvre des pistes pour répondre aux grands défis scientifiques actuels de l’Univers et de la Terre. Les enjeux de ses recherches concernent notre vie sur la Planète (effets du changement climatique, solutions pour un développement durable, évaluation des énergies renouvelables, anticipation des risques naturels) mais aussi la formation et l’évolution de l’Univers.

L’assistant.e de direction est rattaché.e au Pôle Administratif de l’INSU. Le pôle, composé d’une responsable et de 3 assistant.e.s en gestion administrative, est rattaché hiérarchiquement et fonctionnellement à la Directrice Adjointe Administrative. Elle/Il effectue ses missions au bénéfice de l’ensemble de l’équipe de Direction et en étroite coopération avec les autres pôles de l’Institut, les directions du siège et les services de la délégation.