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Secrétaire (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1650-SONVEL-001
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 9 juin 2017
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 3 juillet 2017
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Rémunération non négociable : de 1622 à 1801 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d’années d’expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 3 années

Missions

Le/la secrétaire a en charge le secrétariat de Directeurs adjoints scientifiques (DAS) et de leurs chargés de mission, de la Directrice adjointe administrative (DAA) et d’une partie de celui de la directrice de l’Institut Ecologie et Environnement (INEE) du CNRS.

Activités

- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité,
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs Gérer les plannings, les agendas des personnes auprès desquelles l'activité s'exerce,
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements,
- Organiser des réunions (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs, réunions de dialogues objectifs ressources pour environ vingt laboratoires chaque année),
- Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers, courriels) en français et en anglais,
- Mettre en œuvre des procédures de gestion, en particulier dans l'organisation des déplacements,
- Intervenir en appui à l'organisation de salons, colloques, manifestations, conférences,
- Procéder à l'archivage des pièces administratives.

Compétences

- Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative,
- Informer et rendre compte,
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer,
- Connaître les logiciels de gestion du domaine, notamment les logiciels de bureautique (Pack Office) et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du CNRS (missions);
- Planifier les activités, anticiper, respecter les échéances et gérer les priorités,
- Travailler en équipe,
- Etre capable de proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service,
- Utiliser les techniques de classement et d'archivage,
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
- Savoir lire et comprendre un courriel en anglais et y répondre succinctement,
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Contexte de travail

Le/La secrétaire se situe au sein d'un collectif de travail de 4 secrétaires, dont une travaille exclusivement pour la directrice de l'Institut. Le/la secrétaire est sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice adjointe administrative. L’INEE est un des 10 instituts du CNRS, il a pour mission de fédérer et faire émerger les sciences de l’environnement au sein de ses 83 unités de recherche. La politique de l’INEE est définit par sa directrice qui s’appuie pour sa mise en œuvre sur 7 directeurs adjoints scientifiques, une directrice adjointe administrative et une équipe de 11 personnes.

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