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Secrétaire de directeurs adjoints scientifiques (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1610-SONVEL-001
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 5 mai 2017
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d'embauche prévue : 1 juin 2017
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Rémunération non négociable : de 1622 à 1801 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d’années d’expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 3 années

Missions

Le/la secrétaire assure le secrétariat de deux directeurs adjoints scientifiques de l'Institut de Physique et des délégués scientifiques et chargés de mission (plus occasionnellement) qui leur sont rattachés.
Il/elle travaille en binôme avec les autres secrétaires de directeurs adjoints scientifiques de l'institut (2 à 3) qu'elle est amenée à remplacer pendant leurs absences et réciproquement.

Activités

- Gérer l'agenda des directeurs adjoints scientifiques (Outlook)
- Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers ; courriels ; parapheurs,...)
- Enregistrer les courriers arrivée et départ dans l’outil dédié
- Rédiger des courriers ou des messages électroniques
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements des directeurs adjoints scientifiques, des délégués scientifiques
- Organiser les réunions des directeurs adjoints scientifiques en interne et/ou avec des partenaires
- Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions des directeurs adjoints scientifiques
- Assurer l'assistance ponctuelle des délégués scientifiques et chargés de missions scientifiques
- Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs, dialogues objectifs ressources des laboratoires de l'institut)
- Contribuer à assurer la continuité de service au sein des secrétariats de l'Institut lors des congés
- Constituer, mettre à jour, archiver les dossiers

Compétences

- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Savoir informer et rendre compte
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
- Connaitre les logiciels de bureautique courants (Word, Excel) et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du CNRS (missions, enregistrement courrier)
- Savoir planifier les activités, respecter les échéances et gérer les priorités
- Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Savoir lire et comprendre un courriel en anglais et y répondre succinctement

Contexte de travail

Le/la secrétaire exerce ses fonctions auprès des directeurs adjoints scientifiques, sous la responsabilité de la directrice adjointe administrative.
L’équipe de direction de l’Institut de Physique (Siège) compte 38 personnes (20 scientifiques et 18 ingénieurs et techniciens).

L’Institut de Physique (INP) est l’un des 10 instituts du CNRS. Il regroupe 110 structures de recherche réparties sur tout le territoire et au sein desquelles travaillent environ 3000 chercheurs et enseignants chercheurs (dont 1200 agents CNRS), 1600 ingénieurs et techniciens (dont 1000 agents CNRS) et 1700 doctorants et post-doctorants.
Les recherches menées par les équipes de l’institut de physique relèvent de trois grands domaines : les lois fondamentales, l’optique et les lasers ; la matière condensée et les nanosciences ; la matière diluée. Elles sont guidées, d’une part, par le désir de comprendre les lois fondamentales de la nature et, d’autre part, la volonté de répondre aux enjeux actuels de notre société. Pour cela, les chercheurs réalisent des expériences, poursuivent des travaux théoriques, modélisent numériquement les phénomènes et conçoivent les instruments nécessaires. Les interfaces avec les autres instituts du CNRS sont nombreuses : ingénierie de la photonique et des lasers, biophysique, physique mathématique, physicochimie et matériaux, gravité quantique, astro- et géo-physique.
La physique a contribué au progrès des sciences de base au plus haut niveau international (12 prix Nobel de physique, dont deux dans les dix dernières années, décernés à Albert Fert en 2007 et à Serge Haroche en 2012).

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