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Responsable administratif-ve H/F


Date Limite Candidature : mardi 6 août 2024 23:59:59 heure de Paris

Informations générales

Ouverte aux titulaires et CDI CNRS & fonction publique
Intitulé de l'offre : Responsable administratif-ve H/F
Référence : UMR8501-MOBINT-F56613
Lieu de travail : PALAISEAU
Institut : INP - Institut de physique
Date de publication : jeudi 18 avril 2024
Session : Mobilité au fil de l’eau 2024
Groupe de Fonction : IEG1
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Missions

Le-la chargé-e de gestion administrative assiste le directeur de l'unité dans l'ensemble de ses activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines qui relèvent des deux tutelles principales de l'unité : l'Institut d'Optique Graduate School (IOGS, tutelle hébergeante et gestionnaire) et le CNRS dans le respect des techniques, des règles et des procédures des deux établissements.

Activités

- Assister, conseiller la direction dans ses fonctions,
- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein de l'unité
- Encadrer l'équipe de gestionnaires financiers et assistante de direction
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services des différentes tutelles de l'unité
- Elaborer le budget, suivre son exécution, contrôler les flux financiers
- Participer à l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Suivre la gestion des crédits de l'unité gérés par l'IOGS (dotation, ressources contractuelles de type ANR, PEPR, contrats européens ou industriels), le CNRS (subvention d'état, dotation, contrat européens ERC) et l'Université Paris-Saclay
- Suivi des achats, contrôle des procédures, des commandes aux paiements aux services fait (sous Geslab)
- Maitriser et suivre des procédures d'appel d'offres
- Suivi des dossiers de recrutement (stagiaires, doctorants, ingénieurs et post-doctorants) sous CANOPE pour les CDD CNRS, en liaison avec le Service des Ressources Humaines de l'IOGS et de l'Université Paris-Saclay en fonction des sources de financements.
- Suivi des dossiers soumis au Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD) pour les personnels étrangers recrutés
- Élaborer des notes d'information ou des documents de synthèse
- Proposer des indicateurs de suivi de l'activité
- Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations
- Assurer l'information des agents CNRS, UPSaclay et IOGS sur les procédures (congés, télétravail, autorisation d'absences)
- Suivre l'évolution de la réglementation pour une mise en œuvre et diffusion au sein de l'unité

Compétences

Savoirs / Connaissances
- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, ressources humaines et financière relative aux établissements publics ;
- Connaissance de l'organisation de la recherche française et des acteurs de l'innovation/valorisation de la recherche.

Savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de comptabilité générale, budgétaire et de gestion financière
- Savoir analyser les données comptables, budgétaires et financières courantes
- Savoir s'approprier les objectifs et projets du laboratoire
- Savoir piloter, planifier ses activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting)
- Capacités rédactionnelles
- Savoir utiliser des logiciels de gestion financière (Geslab, Webcontrat, SigFic..) et humaine (Canopé) du CNRS
- Capacité d'adaptation aux contraintes de la recherche (variété des interlocuteurs, réactivité, ...)
- Capacité à expliquer et retranscrire les règles de la comptabilité générale, publique
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
- Maitriser les outils bureautiques (word, excel, ...)
- Anglais : compréhension écrite et orale niveau B1 à B2 ; expression écrite et orale niveau B1 à B2

Savoirs-être :
- Capacités d'organisation
- Rigueur et méthodologie
- Capacités à gérer les priorités
- Autonomie tout en sachant alerter et rendre compte de son activité à sa hiérarchie
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Capacité à expliquer et faire appliquer les textes réglementaires en vue de leur application et savoir organiser leur diffusion interne ;


Contexte de travail

Le Laboratoire Charles Fabry (LCF) est une UMR (Unité Mixte de Recherche) entre le CNRS, l'Institut d'Optique Graduate School (IOGS) et l'Université Paris-Saclay. Il est composé d'environ 135 membres dont 63 permanents (Chercheurs, Enseignants Chercheurs, Ingénieurs et Techniciens) et environ 70 non permanents (doctorants, post-doctorants, ingénieurs) et accueille de nombreux stagiaires M2 et M1 ou équivalent. Ses activités couvrent largement le domaine de l'optique et de la physique. Le Laboratoire Charles Fabry est installé dans les locaux de l'IOGS à Palaiseau (91) au sein du campus de Paris-Saclay.
Le laboratoire est lauréat de nombreux contrats de collaboration au niveau national (PEPR, ANR, CNES, CEA, AID, partenaires industriels) et international (ERC, Horizon Europe). Le montant des ressources contractuelles se situe entre 3 et 4 M€ par an.

Ses travaux de recherche ont été récemment mis en avant par l'attribution du Prix Nobel de Physique 2022 à Alain Aspect. Il mène également une politique active de valorisation de ses travaux de recherche.

Le-la Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel pilotera l'équipe administrative de l'unité (deux gestionnaires financiers et une assistante de direction) et travaillera en étroite collaboration avec le personnel de la Direction des Services de l'IOGS et de la DR4 CNRS. Il-elle sera placé-e sous la responsabilité directe du directeur de l'unité.