Missions

Au sein de l'Institut Cochin, sous la responsabilité du Coordinateur de gestion, l'Assistant-e en gestion administrative prend en charge la gestion administrative et financière des équipes placées sous sa responsabilité.

Activités

Activités principales :

-Gérer et suivre les ressources des équipes placées sous la responsabilité de l'agent
-Établir le suivi financier des crédits des équipes, concevoir et mettre à jours les tableaux de bord nécessaires au suivi des crédits
-Conseiller informer et alerter les équipes de recherche concernant la consommation de leurs ressources
-Saisir, engager, contrôler et réceptionner les commandes des équipes et du bâtiment (engagement des commandes, imputation des dépenses, suivi des factures litigieuses, règlement des litiges avec les fournisseurs)
-Gérer et suivre les contrats de recherches sur financements externes
-Établir la préparation budgétaire des équipes et des crédits du bâtiment, en suivre l'exécution
-Organiser les déplacements des personnels (saisie des ordres de missions et des états de frais de déplacement, réservation des hôtels et des billets de transport)
-Établir les procédures d'achats selon la réglementation
-Assurer le classement et l'archivage des pièces justificatives des opérations financières

Activités secondaires :

-Accueillir, informer et orienter les personnels dans leurs démarches administratives
-Elaborer les conventions de stage et, le cas échéant, mettre en place le paiement mensuel des gratifications
-Organiser et alimenter les bases de données selon les instructions reçues
-Travailler en lien avec les services administratifs des tutelles (Inserm, Université Paris Cité, CNRS)
-Constituer, gérer et mettre à jour un fonds documentaire administratif
-Sélectionner et diffuser de l¿information en interne et en externe

Compétences

Savoirs :


o Connaissances générales en gestion administrative, budgétaire et financière
o Connaissances de la réglementation de la dépense publique
o Connaissance de la recherche publique, du fonctionnement des EPST et des Universités

Savoirs faire :

o Maîtrise des outils de bureautique
o Utilisation des outils des gestion dédiés (Safir, SIFAC GESLAB) ¿ être disponible pour les formations
o Savoir planifier, organiser, anticiper et hiérarchiser les actions
o Informer et rendre compte
o Prendre en compte les demandes et y répondre de manière adaptée
o Savoir appliquer les règles de gestion
o Travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs variés
Anglais apprécié (niveau A1)

Savoirs-être :

o Organisation, méthode, rigueur
o Respect de la confidentialité
o Excellentes qualités relationnelles
o Ponctualité
o Disponibilité
o Autonomie

Contexte de travail

L'Institut Cochin est un centre de recherche qui compte 650 personnes, 43 équipes de recherche, 10 plateformes technologiques de pointe et les services d¿appui à la recherche ; il a pour Tutelles l'Inserm, l'Université Paris Cité et le CNRS et travaille en lien étroit avec les services du groupe hospitalo-universitaire AP-HP.Centre-Université de Paris (hôpital Cochin). Les recherches portent, tant sur le plan fondamental que clinique, sur les mécanismes impliqués dans les maladies infectieuses, auto-immunes, endocrines et métaboliques, le cancer, les pathologies de la reproduction et du développement.

L'Institut est localisé sur 4 bâtiments sur le campus de l'hôpital et de la faculté de médecine sur 16000m² sur le site Cochin Port-Royal dans le 14ème arrondissement de Paris.

Sous la responsabilité hiérarchique de la Secrétaire Générale de l'Institut Cochin, le service gestion est composé d'un pôle de gestion RH, d'un pôle de gestion administrative et financière des équipes de recherche et d'un pôle de gestion des plateformes.

Le pôle de gestion administrative et financière des équipes de recherche se compose de 10 gestionnaires dont 4 ont des fonctions transversales et notamment la gestion des bâtiments.

*Les contraintes liées au poste :
Réception des colis

*Télétravail et Restauration :
Possibilité de télétravail selon les besoins du service,
Restauration collective au sein de l'hôpital Cochin