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Responsable de l'administration et du pilotage H/F


Date Limite Candidature : jeudi 2 mai 2024

Informations générales

Ouverte aux titulaires et CDI CNRS & fonction publique
Intitulé de l'offre : Responsable de l'administration et du pilotage H/F
Référence : UMR7586-MOBINT-F59606
Lieu de travail : PARIS 05
Institut : INSMI - Institut national des sciences mathématiques et de leurs interactions
Date de publication : mardi 30 janvier 2024
Session : Mobilité au fil de l’eau 2024
Groupe de Fonction : IRG2
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Responsable de l’administration et du pilotage

Missions

Placé sous l'autorité du directeur ou de la directrice de l'unité, le secrétaire général organise et conduit la mise en œuvre des orientations stratégiques de l'Institut de Mathématiques de Jussieu-Paris Rive Gauche (IMJ-PRG) ; il assure le pilotage administratif de l'Institut dans tous ses aspects (finances, RH, partenariat, valorisation, communication, hygiène et sécurité) dans un environnement multi-tutelles et multi-sites.

Activités

Administration et pilotage
- Concevoir avec la direction la politique, la stratégie et les objectifs de l'Institut, impulser les projets et organiser leur mise en œuvre
- Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes
- Piloter l'élaboration d'outils d'aide à la décision
- Participer à la rédaction du bilan et du projet de la demande de contractualisation de l'unité
- Proposer et conduire la politique de communication en interne et en externe (tutelles, grand public) ; structurer les activités de diffusion

Encadrement hiérarchique
- Encadrer et animer les équipes administratives et techniques en s'appuyant sur l'encadrement de proximité
- Coordonner la gestion individuelle et collective des agents de l'unité : recrutements (CDD, concours, etc), campagnes annuelles d'évaluation, mobilité. Proposer un plan de gestion prévisionnelles des emplois et des compétences (anticipation des flux, rédaction du plan de formation, gestion des promotions)

Pilotage budgétaire et financier - expertise juridique
- Assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires
- Établir et proposer le budget, en contrôler l'exécution en lien avec les responsables Finances et Budget
- Piloter la politique d'achat
- Préparer les demandes de moyens, participer aux dialogues de gestion avec les tutelles
- Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation et les moyens de l'UMR
- Mener la politique contractuelle de l'Institut : contrats et conventions avec les partenaires, réponses aux appels d'offre

Démarche qualité
- Proposer et piloter une démarche qualité et en assurer la mise en œuvre dans l'organisation des activités
- Veiller à l'application de la politique en matière d'hygiène et de sécurité, y compris les risques psycho-sociaux, et en contrôler la mise en œuvre
- Participer à la définition et à la mise en œuvre de la politique de l'UMR en matière de développement durable et de parité

Compétences

Savoirs :
- Connaissance du système d'enseignement supérieur et de l'organisation de la recherche française, du fonctionnement de l'État et des collectivités territoriales, ainsi que des principaux systèmes internationaux et communautaires.
- Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux administrations et aux établissements publics, en matière financière (comptabilité publique, commande publique) et de gestion des ressources humaines.
- Connaissance générale de la réglementation des Établissements Recevant du Public (E.R.P) et des règles d'hygiène et de sécurité.
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles
- Élaborer, définir et déployer un plan d'actions
- Préparer, décider et organiser la mise en œuvre de la stratégie de l'unité
- Identifier les priorités, anticiper et être réactif
- Négocier, dialoguer et développer des collaborations

Compétences managériales
- Encadrer, superviser et évaluer les membres d'une équipe (répartition et planification des activités de l'équipe)
- Susciter l'adhésion et fixer des orientations claires
- Accompagner et conduire le changement
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Déléguer et responsabiliser
- Favoriser la cohérence, partager et donner du sens au travail
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité, de loyauté

Contexte de travail

L'Institut de Mathématiques de Jussieu-Paris Rive Gauche est un laboratoire de mathématiques fondamentales rattaché à 3 tutelles : CNRS, Sorbonne Université et Université Paris Cité et implanté sur 2 sites parisiens (Campus Pierre et Marie Curie 75005 et Campus des Grands Moulins 75013) ; il est aussi lié à l'INRIA via son équipe-projet OURAGAN. Le laboratoire est un symbole, au niveau international, de l'excellence de l'école mathématique française. Il interagit constamment avec l'environnement local, notamment les deux autres laboratoires de mathématiques du site SU-UPCité (LJLL, LPSM) et la Fondation Sciences Mathématiques de Paris. L'unité compte 200 chercheurs et enseignants-chercheurs permanents et près de 200 membres non permanents. Elle porte une importante activité contractuelle, avec un budget consolidé d'environ 10 M€.

Le/la secrétaire général-e, placé-e sous l'autorité hiérarchique du directeur d'unité, aura sous sa responsabilité l'ensemble des équipes d'appui à savoir l'équipe administrative et financière composée d¿une responsable administrative, d'une responsable du budget et 7 gestionnaires , ainsi que l'équipe informatique composée d'un responsable informatique, d'un assistant ingénieur et d'un apprenti.

Le poste nécessite d'être présent sur les 2 sites.