Missions

Vous assurez auprès du Directeur et de ses 2 adjoints le pilotage, l'organisation et le management des activités administratives et financières, partenariales, hygiène et sécurité du laboratoire.
Vous êtes responsable de l'équipe administrative composée de 13 agents répartie en trois pôles (pôle Budget/contrats, pôle RH et pôle Gestion).

Activités

ASSISTER LA DIRECTION DANS SES MISSIONS DE PILOTAGE
-Accompagner, conseiller la Direction sur des aspects stratégiques
-Participer aux instances de décisions de l'unité
-Assurer le suivi des projets décidés en comité de Direction sur les volets organisationnels, financiers/administratifs en lien avec les tutelles
-Définir, élaborer, présenter des indicateurs nécessaires à la prise de décision: RH,finances,publications,immobilisations
-Apporter un appui administratif aux plateformes :politique tarifaire,procédure d'achat
-Piloter les réponses aux enquêtes,audits,évaluations sollicités par les tutelles
-Participer à la démarche Qualité
ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE
-Encadrer les personnels du service de gestion, piloter les activités de l'équipe administrative
-Définir,suivre les objectifs du service
-Animer l'équipe, accompagner les évolutions réglementaires/organisationnelles
-Mener les entretiens carrière du service, détecter et valoriser leurs potentiels/compétences
ASSURER LA RESPONSABILITE FINANCIERE ET BUDGETAIRE
-Préparer la demande DIALOG de ressources budgétaires pour les tutelles
-Préparer, piloter un budget de 5M€, contrôler sa répartition, son exécution et en faire le bilan
-Contrôler les actes administratifs liés aux achats, missions dans le respect de la réglementation
-Suivre la bonne exécution des procédures des appels d'offre d'achats d'équipement
-Assurer la fonction d'ordonnateur secondaire du budget par délégation du Directeur
-Assurer les interfaces entre les services de l'unité et services des tutelles
ŒUVRER A LA GESTION DES RH
-Assister le directeur dans l'encadrement des IT et le suivi de leur carrière
-Elaborer,piloter le plan de formation
-Superviser le processus administratif de recrutement des personnels CDD, stagiaires
-Proposer une cartographie des ressources RH liée à une démarche de Gpec
-Piloter les aspects liés aux procédures à mener avec le FSD
-Coordonner le projet de qualité de vie au travail

Compétences

Connaissances
- Connaissance du statut et du mode d'organisation des tutelles du laboratoire
- Avoir une connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Techniques de management
- Connaissances budgétaires générales finance publique, techniques d'achat
- Connaissance de l'environnement professionnel de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

Savoir faire
- Encadrer/Animer une équipe
- Prévenir et gérer les conflits
- Conduire un entretien et valoriser les compétences individuelles et collectives
- Capacité à transmettre des compétences et des connaissances
- Exploiter les logiciels métiers
- Construire des outils de suivi et de pilotage
- Rédiger des notes administratives et des documents de synthèse
- Analyser des documents budgétaires
- Contribution aux règles d'hygiène et de sécurité (CLHSCT)

Savoir-être :
- Travail en équipe
- Rigueur
- Sens des responsabilités
- Qualités relationnelles et sens de la diplomatie
- Esprit de synthèse
- Sens aigu de la confidentialité
- Savoir s'adapter rapidement aux différentes problèmatiques
- Savoir communiquer, être capable d'écouter

Contexte de travail

Le LORIA (Laboratoire lorrain d'informatique et ses applications) est une unité mixte de recherche avec deux tutelles (CNRS et Université de Lorraine), une tutelle secondaire (CentralSupelec Metz), et un partenaire (Inria). Le LORIA est bilocalisé : Campus scientifique de Vandoeuvre-lès-Nancy et CentralSupelec à Metz. Il a pour mission la recherche fondamentale et appliquée en sciences informatiques et est un des plus grands laboratoires de la région Lorraine. Il est intégré au pôle scientifique AM2I. Il est composé de quatre services, cinq départements scientifiques qui regroupent 28 équipes de recherche. Le laboratoire héberge 135 enseignants-chercheurs, 80 chercheurs CNRS et INRIA, 22 ITA/BIATSS permanents, près de 150 doctorants, et une centaine de contractuels. Le service administratif est composé de trois pôles : un pôle budget/contrats, un pôle RH et un pôle gestion.

La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique du Directeur d'Unité. Elle est le garant du respect de la réglementation au sein de l'Unité. Elle est en relation avec tous les personnels du laboratoire. Elle travaille en étroite collaboration avec les différents services de la Délégation Régionale Centre-Est du CNRS ainsi que ceux de l'Université de Lorraine. De la même façon, elle est en contact avec les services de INRIA Grand-Est, notre hébergeur.