Missions

Le responsable administratif ou la responsable administrative est en charge de tous les dossiers
relatifs à la gestion administrative, financière et des ressources humaines du laboratoire. Il ou elle
assure la coordination du service "Gestion-Administration" (5 personnes) dont il/elle est responsable.

Activités

- Encadrer l'équipe administrative et financière (5 personnes) et coordonner les moyens
humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des
objectifs de la structure,
- Assister et conseiller sa hiérarchie, mettre en place des tableaux de bords et des outils de
pilotage aidant à la prise de décision, du budget à la présentation du compte financier en conseil
de laboratoire
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives, veiller à la régularité
des actes réglementaires,
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et
l'analyse des dépenses, établir les tableaux de bord et bilans annuel,
- Mettre en œuvre et piloter la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas
échéant,
- Réaliser des études, des rapports et des enquêtes à destination des tutelles, répondre aux
audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure,
- Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats,
assister et conseiller les chercheurs dans la mise en place des contrats et des différents appels
d'offre dans le développement des partenariats,
- Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité.

Compétences

Connaissances Générales :
- Culture scientifique et expérience dans le monde de la recherche : connaissance du paysage et des
dispositifs de la recherche, français, européen et international,
- Maîtrise confirmée des techniques d'encadrement (délégation, animation de réunion, conduite
d'entretien, évaluation, gestion de conflits)
- Connaissances de base de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux
établissements de recherche publique, droit public, finances publiques,
- Droit des contrats,
- Connaissance des Techniques d'achat,
- Connaissance des Techniques de communication,
- Maîtrise de techniques de pilotage de projet
- Langue anglaise : B1 à B2.

Compétences opérationnelles :
- Encadrer et animer une équipe, prévenir les situations sensibles et gérer les conflits,
- Savoir conduire des entretiens et des réunions, savoir évaluer et déléguer,
- Capacité d'analyse et esprit de synthèse pour la production de notes, indicateurs, tableaux de
bord, statistiques et le conseil à la Direction, capacité à rédiger des documents complexes (notes,
rapports, procédures)

Contexte de travail

Le laboratoire IUSTI (Institut Universitaire des Systèmes Thermiques Industriels) est une unité
mixte de recherche (UMR7343) dont les tutelles sont le CNRS et Aix-Marseille-Université. L'unité est
rattachée à l'Institut Ingénierie du CNRS et fait partie de la fédération Fabri de Peiresc. Le
laboratoire est structuré autour de services communs (Gestion-Administration, Support
Expérimentation et Calcul scientifique), de trois axes de recherche et de ressources expérimentales
remarquables. L'unité compte environ 150 personnels dont 80 permanents qui se répartissent en 63
chercheurs et enseignants-chercheurs, 15 personnels d'accompagnement à la recherche (IT/BIATSS). La
personne recrutée aura en charge la responsabilité du Service de Gestion-Administration organisé en
4 pôles : Finances-Gestion - Missions - Communication-Colloques et R.H. Elle aura en charge
l'animation du service, l'accompagnement des projets scientifiques sur leurs aspects administratifs,
et ce depuis leur initiation et le suivi des appels d'offres. Il/Elle sera l'interlocuteur
privilégié ou l'interlocutrice privilégiée des directeurs, des responsables d'axes de recherche et
des services communs. Son rôle sera essentiel dans le pilotage de l'unité en appui à l'équipe de
direction en informant et conseillant sur les dimensions administratives, financières, RH des
dossiers et projets et en mettant en œuvre les actions associées. Il/ Elle assistera les porteurs de
projets dans leur réponse aux appels d'offre et recherche de financement. Il/Elle représentera le
laboratoire auprès des tutelles et des partenaires dans son domaine de compétences (Finances - RH -
Valorisation)et sera placé sous l'autorité du directeur d'unité.