Missions

La personne recrutée assurera des fonctions d'assistant-e de direction, de soutien logistique de gestion et de gestion des ressources humaines. Il/elle réalisera ces activités dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables aux différents domaines de compétence.

Activités

Assistant-e de direction et soutien logistique (50% de l'activité) :

- Gérer les agendas de l'équipe de direction et contrôler les échéances
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en français et anglais
- Répondre aux demandes d'informations des services et des organismes extérieurs
- Rédiger des notes et des courriers administratifs en français et anglais
- Sélectionner et diffuser les notes d'informations des tutelles en interne
- Assurer la distribution du courrier et l'affichage des informations
- Assurer le soutien logistique du laboratoire pour tous les personnels : prêt de matériel (vidéoprojecteur, matériel de visio-conférence, pointeur laser), gestion des stocks de fournitures administratives
- Assurer le suivi des demandes d'interventions (petits travaux) auprès du service maintenance et logistique de Grenoble INP et de l'UGA
- Suivre et maîtriser le taux d'occupation des bureaux et gestion des clés de bureaux du laboratoire (hors plateformes techniques)
- Gérer la cartographie des locaux et des clés bureaux du laboratoire (hors plateformes techniques)

Gestionnaire des ressources humaines (50% de l'activité) :

- Gérer et suivre des dossiers RH d'agents du laboratoire
- Réaliser et suivre les déclarations des personnels nouvellement recrutés auprès du Fonctionnaire de Sécurité de Défense
- Alimenter et mettre à jour les bases de données relatives aux ressources humaines (Silose (application interne à l'unité), Reseda, Biper) et utiliser les portails des tutelles (Portail emploi, Canope,...).
- Contribuer à la création et à la transmission des accès informatiques aux nouveaux personnels
- Assurer la continuité de service en l'absence d'autres gestionnaires

Compétences

Savoirs :

- Connaissance du fonctionnement et des statuts des EPST et des établissements d'enseignement supérieur
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Langue anglaise appréciée : niveau A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)


Savoir-faire :

- Connaître les outils de bureautique courant et de communication (traitement de texte, tableur, mails, intranet,...) et les outils de gestion (WebCanope, Agate-Tempo, Reseda, Biper, portail emploi CNRS...)
- Organiser son activité, gérer les priorités et respecter les délais calendaires
- Gérer les agendas
- Rigueur, fiabilité et organisation
- Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers

Savoir-être :

- Avoir le sens du travail en équipe
- Respecter la confidentialité des données et des informations
- Faire preuve d'aisance relationnelle
- Accueillir écouter, communiquer avec diplomatie et pédagogie

Contexte de travail

Gipsa-lab est une unité mixte de recherche du CNRS, de l'institut d'ingénierie et de management Grenoble INP et de l'Université Grenoble Alpes (UGA) ; elle est conventionnée avec Inria et l'Observatoire des Sciences de l'Univers de Grenoble. Le laboratoire est situé sur le campus de Saint-Martin d'Hères, près de Grenoble.

Gipsa-lab est reconnu internationalement pour ses recherches en Automatique, Signal et Images, Parole et Cognition et développe des projets dans les domaines stratégiques de l'énergie, de l'environnement, de la communication, des systèmes intelligents, du vivant, de la santé et de l'ingénierie linguistique.

Gipsa-lab développe ses recherches au travers de 15 équipes/axes organisées en 4 pôles scientifiques : le Pôle Automatique et Diagnostic (PAD), le Pôle Science des Données (PSD), le Pôle Géométries, Apprentissage, Information et Algorithmes (GAIA) et le Pôle Parole et Cognition (PPC).
Il est organisé au niveau administratif et technique en 2 pôles : un pôle administratif et financier (16 personnes) et un pôle technique (26 personnes).

Gipsa-lab a un budget annuel d'environ 4,5 M€ réparti sur les 3 tutelles et 2 filiales privées (INPG Entreprise SA et Floralis). Le laboratoire compte 137 agents permanents et environ 260 agents non-permanents.

La personne recrutée intégrera le pôle administratif et financier et sera placée sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du pôle et de la responsable du service ressources humaines, qui comprend 5 personnes.

Une partie des activités sont télétravaillables et seront à définir avec le responsable de service, sous réserve de respecter la réglementation en vigueur au CNRS.
Le/la candidat(e) retenu(e) pourra bénéficier de formations et d'un accompagnement individualisé pour faciliter sa prise de fonction.