Missions

L'assistant-e en gestion administrative intégrera le Service d'Administration et Logistique (SAL) du
LHFA constitué de 4 personnes, et travaillera directement avec la Responsable administrative et
financière de l'Unité (N+1) et la Directrice de l'Unité (N+2). Il/elle réalisera de manière
polyvalente et autonome, différentes activités liées à la gestion administrative, financière et de
ressources humaines de l'Unité, telles que les missions, traitement de la chaîne de commande
(workflows inclus) et sujets liés aux ressources humaines.

Activités

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Réaliser les activités administratives et financières de l'Unité : gestion des bons de
commandes, saisie des bons de livraison, etc.
- Préparer et contrôler les actes de gestion et prévenir le contentieux : suivi de la
facturation, traitement des workflows, etc.
- Produire et collecter les pièces justificatives nécessaires à la réalisation des opérations
financières (vérification de la conformité réglementaire)
- Réaliser les activités de gestion du personnel de l'Unité : gestion courante du personnel
permanent, mettre en place et suivre les contrats CDD (doctorants, post-doctorants, stagiaires :
environ une quarantaine par an), créer les badges d'accès à la cantine, mettre à jour les comptes
Réséda des agents, collecter les pièces justificatives qui seront déposées dans Canopé
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et
les partenaires extérieurs
- Etablir, à partir du système d'information CNRS, les bilans financiers nécessaires à la
justification des contrats de recherche
- Réaliser des tableaux de bords pour suivre les dépenses
- Proposer des outils de gestion administrative et des documents pour améliorer le
fonctionnement de la structure.

Compétences

Connaissances :
- Connaissances de la règlementation de la dépense publique
- Connaissances générales de gestion des ressources humaines
- Connaissance souhaitée des outils bureautiques et des outils tels GESLAB, AGATE-TEMPO,
WEBCONTRAT, RESEDA, ZENTO, DEB


Savoir-faire opérationnels :
- Différents outils (Etamine, Notilus, Goelett)
- Anglais professionnel écrit et oral. Niveau B1 à B2 selon le cadre européen commun pour les
langues.

Compétences comportementales :
- Etre rigoureux-se et organisé-e
- Etre réactif.ve,
- Avoir un sens de la communication et du relationnel, travailler en équipe

Contexte de travail

L'assistant-e en gestion administrative intégrera le SAL de l'Unité, constitué actuellement d'une
responsable administrative (CNRS), d'un personnel UT3 en charge de tous les aspects administratifs
en lien avec l'Université Toulouse 3-Paul Sabatier et d'un technicien UT3 en charge de la logistique
de l'Unité.
Le Laboratoire Hétérochimie Fondamentale et Appliquée (LHFA) est une Unité Mixte de Recherche
rattachée au CNRS (gestionnaire principal) et à l'Université Toulouse 3-Paul Sabatier, constitué de
6 équipes de recherche. Son effectif est d'environ 70 personnes : 28 permanents et 40-45 post-
doctorants, doctorants et stagiaires.
Le LHFA se positionne comme un des laboratoires phares dans la chimie des hétéroéléments au niveau
national et international. Son cœur de métier est la synthèse et l'étude de molécules originales. La
ligne directrice est de combiner une recherche fondamentale de pointe (structures chimiques
inusuelles, modes de liaisons originaux, nouvelles transformations chimiques) avec des aspects plus
appliqués dans des domaines à fort enjeu (catalyse, matériaux, nanochimie, études mécanistiques). Le
LHFA est une des composantes de l'Institut de Chimie de Toulouse (UAR 2599). Il collabore avec les
laboratoires de chimie toulousains et participe à des réseaux de recherche internationaux.
Compte tenu de la polyvalence du poste, le télétravail sera privilégié sous forme de jours
flottants, évitant le recouvrement avec les autres personnes du service administration et logistique
du LHFA. Les horaires de bureau à définir en concertation avec le DU. Une attention particulière
sera faite concernant le suivi des formations afin de compléter les compétences de l'agent ; un
accompagnement au quotidien par la Responsable administrative et financière de l'Unité permettra
d'assurer une bonne intégration de l'agent dans le service SAL et dans l'ensemble du LHFA.