Missions

L'adjoint-e à la responsable du service de gestion administrative et logistique seconde la responsable de service et participe à l'animation du service. Il-elle coordonne la réalisation et/ou réalise de manière autonome, des activités de gestion administrative et financière

Activités

Coordination et/ou réalisation de projets du service :
- Assurer la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein du service de gestion administrative et logistique
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
- Contribuer à la réalisation de rapports, de compte rendus et synthèse (de réunions, conseils, etc.)
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières, proposer les modalités de leur mise en œuvre au sein de l'unité

Mise en œuvre du règlement général sur la protection des données - RGPD au sein de l'Inist :
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Organiser et tenir à jour le registre de déclarations relatives à la RGPD en relation avec le service de protection des données et les départements de l'Inist

Accompagnement de l'équipe :
- Gestion financière (engagement et liquidation des dépenses en appui des gestionnaires, accompagnement sur des dossiers complexes)
- Animer ou participer activement aux groupes de travail du service
- Participer à la formation et à l'accompagnement des membres du service dans leur développement professionnel

Compétences

Savoirs :
- Connaissance approfondie des techniques de gestion administrative
- Connaissance approfondie de la réglementation et des procédures en gestion Financière et Comptable et Ressources Humaines
- Connaissance du RGPD
- Outils de gestion de projet et d'animation de réunions ou de groupes projets

Savoir-faire :
- Elaborer des indicateurs et des tableaux de bord ; analyser des résultats,
- Animer et coordonner l'activité d'un groupe de travail ou d'une équipe
- Communiquer, convaincre et négocier
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels spécifiques à l'activité (GESLAB, Webcontrat, NOTILUS)
- Gérer la documentation interne et externe
- Bon niveau d'expression écrite

Savoir-être :
- Travail en équipe
- Rigueur et fiabilité
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Capacité d'adaptation, réactivité

Contexte de travail

L'Institut de l'information scientifique et technique (Inist), Unité d'Appui et de Recherche (UAR76) du CNRS, facilite l'accès, l'analyse et la fouille de l'information scientifique et valorise la production scientifique. Il est situé à Vandoeuvre Les Nancy (54500) et compte 150 collaborateurs.

Vous rejoindrez le « Service de Gestion Administrative et Logistique », composé de 8 personnes, rattaché lui-même au « Département des systèmes d'information et secrétariat général ».
Vous seconderez la responsable dans la coordination de projets et d'actions relevant de ce service dans ses missions quotidiennes de gestion financière, budgétaires, administratives et de gestion RH.
Votre expérience vous a doté d'un solide bagage en termes de gestion financière et des contraintes que cela implique, vous maitrisez la coordination de projet administratif et aimez partager et travailler en équipe.
Vous prendrez en charge, sous la supervision de la responsable de service, un ou plusieurs champs d'intervention du service et vous devrez vous adapter à l'évolution de ceux-ci.
La maîtrise d'outils tels que Geslab, WebContrat, Notilus vous permettra de vous intégrer au mieux.
Vous participerez activement aux réflexions collégiales de l'équipe pour adapter et améliorer son fonctionnement et ses procédures, vous serez en contact très fréquent avec les agents de l'INIST pour les accompagner dans leurs démarches administratives.


Contexte opérationnel :
- Possibilité de télétravailler après une première phase d'intégration
- Régime d'horaire variable permettant de gérer son temps de travail
- Parking et restaurant d'entreprise sur place
- Possibilité de suivre régulièrement des formations en lien avec son activité