Chargé-e de la Coordination administrative de la Présidence H/F

Description du Poste

Les Missions

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du cabinet, la chargée ou le chargé de la
coordination administrative de la Présidence pilote et coordonne l'ensemble de l'activité
administrative de la Présidence et sécurise les circuits de traitement, de décision, de signature et
de suivi des dossiers du cabinet. Elle ou il déploie la modernisation des processus et outils, et
apporte un appui organisationnel, technique et transversal à la directrice de cabinet.

L'Activité

1.Coordonner organiser l'activité d'assistance de la Présidence et des entités
-Coordonner fonctionnellement l'activité des trois assistantes, organiser la répartition des
sollicitations, dossiers
-Suivre l'activité, organiser les continuités de service, réguler les priorités selon les
contraintes, les échéances
-Assurer l'interface avec les entités relevant de la Présidence, les directions générales déléguées,
les directions et les services pour fluidifier les relations

2.Assurer la coordination et la gestion administrative de la Présidence
-Avec les assistantes, structurer, sécuriser les circuits de traitement, de validation, de
signature, de diffusion et d'archivage des dossiers, courriers, décisions et actes
-Contribuer au suivi administratif et financier des activités du cabinet et à la préparation des
éléments nécessaires à leur pilotage
-Organiser la circulation de l'information entre le cabinet, les directions générales déléguées et
les différentes composantes de l'établissement
-Contribuer à la préparation, au suivi des réunions, instances en sécurisant les contributions
attendues des directions

3.Piloter la modernisation, la sécurisation des processus du cabinet
-Identifier les besoins d'évolution des modes de fonctionnement, proposer des solutions pour
fiabiliser et dématérialiser les processus
-Piloter, contribuer à des projets de modernisation de la gestion
-Mettre en place des outils de qualification, de suivi de l'activité
-Accompagner l'appropriation des nouveaux outils et processus par les membres du cabinet et les
équipes concernées

4.Appuyer la directrice de cabinet dans le pilotage et le fonctionnement du cabinet
-Préparer, piloter, suivre les projets, chantiers transversaux
-Apporter une expertise technique, organisationnelle sur le fonctionnement quotidien du cabinet
-Préparer les éléments nécessaires à l'arbitrage, à la prise de décision sur les sujets relevant de
l'organisation/fonctionnement.

Votre Profil

Compétences

Savoirs / connaissances
- Connaissance de l'écosystème d¿enseignement supérieur et de recherche, de l'environnement
institutionnel et des enjeux du CNRS ;
- Connaissance de l'organisation et des enjeux d'un établissement public, notamment de ses circuits
de décision ;
- Connaissance des techniques de secrétariat et les logiciels de bureautique courants ;
- Maîtrise de l'anglais professionnel (B1) ;
- Connaissance des techniques et méthode de conduite de projet et d'amélioration des processus.

Savoirs-faire
- Maîtrise des techniques de coordination et de gestion de l'activité, dans un environnement
complexe, transversal et soumis à de fortes contraintes de délais ;
- Capacité à analyser, structurer et sécuriser des processus, notamment les circuits de validation,
de signature, de suivi et d'archivage des dossiers.
- Maîtrise des règles et pratiques de gestion documentaire, ainsi que des outils et processus de
dématérialisation ;
- Maîtrise des applications et outils de gestion administrative et financière du CNRS (Geslab,
Etamine, Notilus).

Savoirs-être
- Sens de la confidentialité, du rendu-compte et de la loyauté
- Sens du travail en équipe
- Rigueur, réactivité et fiabilité
- Aisance relationnelle et diplomatie, intelligence émotionnelle
- Autonomie, créativité et force de proposition

Votre Environnement de Travail

Le cabinet du Président-directeur général du CNRS constitue le point d'interface stratégique entre
la Présidence, les directions générales déléguées et l'ensemble des directions de l'établissement,
dans un environnement caractérisé par des sollicitations nombreuses et des enjeux institutionnels
forts.

Le travail s'effectue en présentiel avec possibilité de télétravail (deux jours maximum
hebdomadaire) dans le respect des lignes directrices de l'établissement. Sur site, la plage horaire
de travail fixe est de 9h à 17h.

Rémunération et avantages

Rémunération

Congés et RTT annuels

44 jours

Pratique et Indemnisation du TT

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

À propos de l’offre

À propos du CNRS

Le CNRS est un acteur majeur de la recherche fondamentale à une échelle mondiale. Le CNRS est le seul organisme français actif dans tous les domaines scientifiques. Sa position unique de multi-spécialiste lui permet d’associer les différentes disciplines pour affronter les défis les plus importants du monde contemporain, en lien avec les acteurs du changement.

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Les métiers de la recherche