Missions

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice adjointe administrative (DAA) de CNRS Sciences Informatiques, la/le secrétaire administrative/ administratif assurera des activités polyvalentes pour le bon fonctionnement administratif de l'institut. Elle/ il réalisera sa mission principalement auprès de l'assistante de direction, de la responsable des ressources humaines, de la direction de l'institut, et dans une moindre mesure auprès des autres responsables de pôles.

Activités

Activités principales :
- Participer à la gestion administrative de l'institut, en appliquant les procédures dédiées aux différentes activités administratives (RH, structures)
- Rédiger et/ou mettre en forme et envoyer des courriers, notes, décisions, notamment en lien avec les ressources humaines et la contractualisation
- Transmettre les parapheurs, classer et archiver les documents
- Recueillir, alimenter et mettre à jour les listes de diffusion ainsi que des bases de données administratives et RH
- Faire des extractions dans les systèmes d'information (Reseda, Zento, Dialog)
- Etre en appui à l'assistante de direction et assurer la continuité de service en son absence
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur, et diffuser l'information en interne et en externe
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi de réunions, notamment pour les Directeurs et Directrices Adjoint(e)s Scientifique (DAS) et les Directeurs et Directrices des programmes nationaux pilotés par l'institut


Activités secondaires :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et interlocutrices internes et externes
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de l'institut, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Contrôler les échéances (campagnes RH, contractualisation)

La mission et les activités seront susceptibles d'évoluer dans le temps en fonction des besoins et/ou des nécessités de service. La personne recrutée rendra compte régulièrement, de façon claire et précise, des actions en préparation, en cours et exécutées, aux responsables concerné(e)s, et à la DAA. Elle participera à la vie collective de l'institut (réunions de service, au séminaire d'institut et aux journées organisées à destination des unités).

Compétences

Connaissances générales :
- Organisation de la recherche et des établissements publics à caractère scientifique et technologique
- Organisation et fonctionnement du CNRS
- Statut général de la fonction publique

Savoir-faire :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Reseda, Zento, Dialog...)
- Maîtriser les techniques d'élaboration de documents
- Maitriser l'environnement bureautique : Pack Office et Outlook

Savoir-être :
- Respect des devoirs de réserves et de confidentialité inhérents à la fonction
- Rigueur
- Autonomie
- Sens du travail en équipe
- Polyvalence et adaptabilité

Contexte de travail

Le poste proposé est basé au siège du CNRS (Paris 16ème), au sein de CNRS Sciences Informatiques, un des dix instituts du CNRS mettant en œuvre la politique scientifique de l'établissement. Il soutient plus spécifiquement la recherche en informatique, automatique, robotique, traitement du signal et des images, et conception de systèmes sur puces. Pour cela, il coordonne une cinquantaine de laboratoires, dont 6 à l'international, et près de 6 000 scientifiques. L'institut est impliqué dans de nombreux programmes stratégiques, comme le programme national de recherche en intelligence artificielle (PNRIA) et des programmes et équipements prioritaires et de recherche (PEPR), en cybersécurité, robotique, IA, sur le numérique, le stockage de données, etc.
L'institut est constitué d'une quarantaine de personnes, et est organisé en une équipe de direction, une équipe scientifique (en partie à distance et à temps partiel), une équipe administrative et des missions transverses. La personne recrutée sera placée sous l'autorité hiérarchique de la directrice adjointe administrative de l'Institut et sous la responsabilité fonctionnelle de l'assistante de direction et de la responsable RH. Elle sera pleinement intégrée dans une équipe dynamique, en contact régulier avec les directeurs et directrices adjoint-e-s scientifiques de l'institut et interagira avec l'ensemble de l'équipe de l'institut. Enfin, elle sera en contact avec de nombreux interlocuteurs et interlocutrices externes (unités, délégations régionales et directions fonctionnelles du siège du CNRS).