Missions

L'assistante ou l'assistant administratif assure, en complémentarité avec les deux autres assistants-es du pôle d'appui, un support administratif et logistique du Directeur Adjoint Administratif. Elle ou il contribue en particulier aux activités d'appui de gestion interne à l'institut.

Activités

- Apporter un appui administratif au directeur administratif adjoint (DAA) :
Gérer l'agenda du DAA.
Préparer les visites de laboratoires (DOR-Dialogue Objectif Ressources) en lien avec les 3 Directeurs Adjoints Scientifiques (DAS)
Organiser et préparer les réunions internes et externes du DAA.
Organiser les déplacements du DAA, (préparer les missions, produire les états de frais).
Recueillir des informations, synthétiser, préparer des dossiers nécessaires à l'activité quotidienne du DAA.
Mise en œuvre de la politique de classement et d'archivage spécifique au périmètre du DAA
Réceptionner et filtrer ses appels téléphoniques.

- Apporter un appui administratif à la gestion interne de l'institut
Suivre les recrutements internes institut via le Portail dédié
Mettre en œuvre la procédure d'accueil des nouveaux entrants
Mettre en œuvre la procédure de nomination de l'équipe scientifique
Assurer la validation des congés et jours de télétravail de l'équipe support
Suivre les campagnes de distinction (Prix, médailles, Sésame)
Assurer la planification des entretiens avec l'équipe support lors de la campagne des dossiers annuels.
Relayer les informations sur les campagnes
Assurer les fonctions de correspondant Formation

- Contribuer à la communication interne :
Assurer un appui à l'organisation des séminaires internes et des évènements institutionnels
Assurer la circulation de l'information

- Contribuer à assurer la continuité du service
Apporter une aide administrative en cas d'absence des autres assistants-es

Compétences

Connaissances
Organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
Organisation administrative et fonctionnelle du CNRS

Compétences opérationnelles
Maîtriser les outils bureautiques courants (Outlook, Word, Excel et Powerpoint)
Connaître les techniques de gestion administrative
Avoir des connaissances budgétaire générales
Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans
Savoir informer et rendre compte
Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les priorités et les urgences
Posséder de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
Savoir travailler en équipe
Etre capable d'initiatives, faire preuve d'autonomie

Contexte de travail

Le poste est localisé au siège du CNRS à Paris, au sein de l'Institut des sciences de l'ingénierie et des systèmes (CNRS Ingénierie), l'un des 10 instituts thématiques du CNRS. L'institut a en charge de la mise en œuvre de la politique scientifique de l'établissement dans son domaine et la coordination de l'action des 140 structures qui lui sont rattachées, comptant plus de 17 000 personnels, dont 2000 pe'équipe support de l'institut est structurée en 7 pôles fonctionnels : appui, ressources humaines, finances, communication, structures et instances, international et Europe, Innovation & Plateformes.

L'assistante ou l'assistant exerce son activité au sein du pôle Appui, sous l'autorité de la responsable du pôle. Elle ou il travaille en lien étroit avec le directeur adjoint administratif et avec les directeurs adjoints scientifiques et les autres pôles de l'institut. L'activité implique des interactions en particulier avec la Présidence, la DRH, la MTAP, les délégations régionales, en particulier la délégation Paris-Normandie et les directions d'unités.