Missions

Au sein de CNRS Biologie, l'assistant/assistante de direction concourt à l'organisation quotidienne des activités du directeur de l'institut et de la direction adjointe administrative, Il/elle recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions. Il/elle assure la gestion de leurs relations internes et externes.

Activités

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice adjointe administrative, l'assistant/assistante de direction est chargé.e de les assister pour l'ensemble des activités relevant de leur mission :
- Gérer les agendas
- Veiller à la bonne exécution des missions du directeur d'institut, de la directrice adjointe administrative et de son adjointe
- Gérer des boites mails
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions (constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires)
- Planifier et organiser les réunions internes et externes
- Assurer la circulation de l'information avec les pôles fonctionnels de l'institut
- Prendre en charge des dossiers ponctuels en fonction de l'actualité et des besoins
- Instruire des dossiers, constituer et synthétiser des documents ou supports en vue de réunions,
- Concevoir et mettre en place des outils d'aide à la décision (tableaux de bord) et alimenter les bases de données relatives au domaine d'intervention
- Rédiger des courriers, notes et les enregistrer dans l'outil dédié
- Assurer un premier niveau de réponse aux sollicitations d'interlocuteurs divers (directeurs d'unités, partenaires académiques, etc.)
- Organiser et gérer un système de classement pertinent et efficace, y compris numérique
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs
- Participer, en tant que de besoin, à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs).

Compétences

Afin de remplir ses missions, l'assistant/assistante de direction doit :
- Connaître l'organisation et le fonctionnement du CNRS, de ses partenaires et de la recherche publique
- Savoir gérer un flux important d'informations
- Respecter strictement la confidentialité des informations et des données
- Avoir une très bonne connaissance des techniques de secrétariat (traitement et rédaction de documents administratifs, prise de notes, classement, archivage, gestion d'agenda, etc...)
- Avoir des qualités rédactionnelles et de synthèse
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les urgences
- Avoir l'esprit d'initiative et le sens du relationnel
- Savoir travailler en équipe
- Être autonome dans la gestion et le suivi des dossiers et savoir rendre-compte
- Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse
- Maîtriser le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise du logiciel de messagerie Outlook, et du logiciel open touch
- Anglais : niveau A2 selon le CECRL

Contexte de travail

Le CNRS, Centre national de la recherche scientifique, est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du Ministère de la Recherche et de l'innovation.
Au sein du CNRS, CNRS Biologie pilote la politique scientifique dans le domaine des sciences biologiques pour l'ensemble de ses unités de recherche. Les recherches menées dans l'Institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. CNRS Biologie est, en taille, le plus important institut du CNRS, représentant à lui seul un quart du volume financier et des personnels du CNRS avec 210 unités de recherche et de service, plus de 19 000 personnels travaillant au sein de ses unités.
CNRS Biologie est situé au siège du CNRS (3, rue Michel-Ange Paris 16ème).
L'équipe de direction de l'institut compte environ 60 collaborateurs (30 IT et 30 scientifiques). L'assistant-e de direction travaille sous la responsabilité du directeur de CNRS Biologie et de la directrice adjointe administrative.