Missions

Intégré-e au pôle de gestion et sous la responsabilité hiérarchique du secrétaire général de la FR550, l'ssistant-e en gestion administrative réalise des activités polyvalentes de gestion administrative et financière dans le pôle de gestion, principalement pour la FR550

Activités

- Coordonner et réaliser les activités administratives, financières de gestion du personnel (mise en place des recrutements, stages, missions professionnels) et accompagner les interlocuteurs dans les démarches
- Assurer l'engagement et la liquidation des dépenses de la subvention d'état et des contrats (commandes et missions)
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et financières prévues par les contrats
- Concevoir et alimenter des tableaux de bord, mettre en œuvre des indicateurs et en assurer le suivi pour produire des bilans et statistiques
- Collaborer à l'élaboration du budget dans le cadre du dialogue de gestion avec les tutelles
- Mettre en place le budget, créer les entités dépensières et suivre son exécution
- Participer et assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières
- Proposer et concevoir des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Participer à la circulation de l'information entre les unités
- Participer à l'organisation logistique des manifestations scientifiques

Compétences

Savoirs / connaissances
- Connaissances générales des règles et des techniques de comptabilité et finances publiques
- Connaissance de la règlementation juridique, administrative, financières et contractuelle relative aux établissements publics de recherche (EPST)
- Connaissance de l'organisation de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Connaissances générales des normes et procédures de sécurité
- Maitrise de l'anglais niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :
- Maitriser les logiciels de gestion (Word, Excel) et de gestion financière et comptable
- Savoir synthétiser ses idées et rédiger des comptes-rendus
- Savoir organiser son travail et gérer les priorités dans un cadre de gestion complexe
Savoir-être :
- Anticiper, prendre des initiatives et proposer des pistes d'amélioration
- Faire preuve de rigueur et de fiabilité
- Savoir rendre compte régulièrement de son activité à sa hiérarchie
- Sens du relationnel et capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs internes ou externes
- Faire preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité

Contexte de travail

L'institut de Biologie Physico-Chimique (IBPC) est constitué de 5 unités de recherche en biologie et chimie et rassemble 180 personnels, chercheurs, enseignants-chercheurs, ingénieurs techniciens et étudiants. La Fédération de Recherche (FR550) pilote les fonctions support des unités, gère les crédits d'infrastructure du bâtiment, le programme DYNAMO et le programme européen FP-DYNAMO-PARIS. Le pôle de gestion regroupe deux gestionnaires qui gèrent les trois unités du pôle : UMR7099 (Biochimie des Protéines Membranaires), UMR8226 (Laboratoire de Biologie Moléculaire et Cellulaire des Eucaryotes) et FR550 (Institut de Biologie Physico-Chimique) ainsi qu'une secrétaire. Il est supervisé par le secrétaire général. Le poste de travail sera dans les locaux de la FR550