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Assistant H/F des ressources humaines


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Informations générales

Référence : UMS3676-NATBAU0-010
Lieu de travail : PALAISEAU
Date de publication : vendredi 13 mars 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 5 mois
Date d'embauche prévue : 10 mai 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1972.09 euros brut mensuels
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant(e) en ressources humaines de l'UMS IOGS-CNRS assure la préparation et la mise en œuvre des actes administratifs et des actions pour la gestion des personnels d'un portefeuille de 3 laboratoires, dans le respect des règles et techniques du domaine. Il/elle accompagnera notamment les chercheurs dans leurs démarches de recrutement des contractuels et stagiaires, en constante interaction avec la direction des laboratoires et leurs tutelles.

Activités

- préparer les dossiers de recrutement des contractuels CNRS, IOGS et universitaires ;
- effectuer le suivi des doctorants et de leurs financements ;
- préparer les dossiers d'accueil des visiteurs, stagiaires, invités ;
- alimenter et actualiser les bases de données regroupant les informations concernant le personnel : Sirhus, RESEDA pour le CNRS, Sygio pour l'lOGS ;
- saisir dans Gestlab les coûts de personnels ;
- suivre et vérifier des feuilles de temps pour les personnels qui y sont soumis ;
- accueillir et informer les personnels et nouveaux entrants ;
- concevoir, alimenter et suivre des tableaux de bord ;
- gérer et suivre les demandes de cumuls, d'absences, de mobilité, en lien avec les directeurs d'unités ;
- informer et conseiller les agents sur leur situation professionnelle ;
- Participer à l'élaboration du plan de formation et du bilan social ;
- interagir avec les services RH des tutelles ;
- suivre l'évolution de la règlementation et des procédures et procéder à leur mise en application.

Compétences

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- posséder une connaissance générale de la gestion des ressources humaines,
- maîtriser la pratique des outils bureautiques courants
- organiser son activité et savoir hiérarchiser les tâches suivant les différents calendriers et échéances
- qualités rédactionnelles
- compréhension écrite et surtout orale de l'anglais appréciée.


Savoir-faire opérationnels :
- connaître l'organisation, le fonctionnement et les métiers de la recherche et de l'enseignement supérieur
- capacité à faire face des demandes immédiates de la part d'interlocuteurs très divers (chercheurs, personnels d'administration, étudiants, partenaires universitaires etc.)

Savoirs être :
- respect de la confidentialité, discrétion
- savoir travailler en équipe et rendre compte à sa hiérarchie
- rigueur administrative

Contexte de travail

L'Institut d'Optique Graduate School (IOGS), membre fondateur de l'Université Paris-Saclay, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche de réputation internationale. Depuis de nombreuses années, l'IOGS et le CNRS partagent un objectif commun d'harmonisation de leurs pratiques de gestion tendant à simplifier la vie de leurs laboratoires. Les deux établissements ont affirmé cette volonté en créant une unité mixte de service (UMS 3676) qui constitue le cadre administratif d'une plateforme de gestion mutualisée regroupant au sein de la direction des services de l'IOGS, un ensemble de fonctions support au bénéfice des 3 unités mixtes de Recherche suivantes réparties sur 3 sites :

• UMR 8501 CNRS-IOGS (Laboratoire Charles Fabry) sur le site de Palaiseau,
• UMR 5298 CNRS-IOGS-Université de Bordeaux (Laboratoire Photonique, Numérique et Nanosciences) sur le site de Talence,
• UMR 5516 CNRS-IOGS-Université Jean Monnet (Laboratoire Hubert Curien) sur le site de Saint-Etienne,

L'assistant(e) des ressources humaines recruté(e) sera affecté(e) à l'Unité Mixte de Services IOGS-CNRS (UMS 3676), et sera basé sur le site de Palaiseau de l'Institut d'Optique Graduate School (IOGS).

Il/Elle travaillera au sein d'une unité constituée de services administratifs et logistiques composés de plus de 40 personnes.
Il/Elle sera placé(e) sous l'autorité directe de la directrice adjointe de l'UMS.

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