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Assistant (H/F) du responsable d'Exploitation du Patrimoine Immobilier et de l'Infrastructure


Date Limite Candidature : mardi 19 juillet 2022

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Informations générales

Référence : UMR9198-CHROUL1-072
Lieu de travail : GIF SUR YVETTE
Date de publication : mardi 28 juin 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 juillet 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 2 005 € à 2 365€ bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Sous couvert du responsable de service l'assistant coordonnera et/ou réalisera de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative et de suivi technique de l'exploitation du patrimoine Immobilier et de l'infrastructure de l'unité.

Activités

Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion administratifs, financiers et techniques
Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers parfois complexes y compris le suivi des devis des prestataires en vérifiant la conformité réglementaire avec les bordereaux de prix des accords-cadres (marchés publics) passés
Suivre et renseigner des tableaux de bord existants, produire des bilans et des statistiques afin de faciliter la prise de décision, la priorisation et l'arbitrage des budgets et des dépenses associées
Signaler tout retard ou dysfonctionnement dans la réalisation des demandes d'interventions
Réaliser, saisir et veiller au suivi des demandes d'intervention sur la GMAO de l'unité ou de prestataires suite aux demandes des équipes de recherches et des services (en particulier au moment de l'emménagement dans les nouveaux locaux)
Suivre et mettre à jour le calendrier des contrôles périodiques obligatoires puis planifier les interventions
Se déplacer et s'assurer physiquement de la réalisation des prestations externalisées avant validation et enregistrements des bons d'interventions
Etablir des documents de synthèse comme par exemple des documents powerpoint décrivant un ensemble de travaux à réaliser ; Tutoriels pour les agents en interne (notamment pour les maintenances)
Réaliser des projets et des plans simples d'implantation de locaux selon un cahier des charges
Réaliser les communications à destination des usagers (exemple : annonce de travaux ; points d'avancement…)
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure, les usagers et les habitants des bâtiments de l'unité et les partenaires ou prestataires extérieurs
Etre le correspondant identifié de l'unité pour la Délégation Régionale et le titulaire des prestations ménage
Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs du service
Suivre l'évolution de la réglementation patrimoniale

Compétences

Organisation de l'enseignement supérieur
Droit public
Droit des contrats
Environnement et réseaux professionnels
Méthodologie de conduite de projet
Techniques d'élaboration de documents ; maitrise d'office
Connaissances budgétaires générales
Connaissances des outils de gestion patrimoniale et infrastructure (GMAO)
Finances publiques
Techniques de communication
Gestion des groupes et des conflits
Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Contexte de travail

L'I2BC est une très grande unité mixte de recherche CNRS, CEA et Université Paris Saclay créée depuis le 1er janvier 2015. L'unité a un effectif moyen de près de 650 personnes réparties entre 5 départements scientifiques, 59 équipes de recherche, 15 plateformes technologiques de haut niveau et 11 services supports et soutiens.
Les personnels du service ainsi que les installations scientifiques et techniques sont actuellement répartis sur 3 sites géographiques (Gif, Orsay et Saclay). A l'issue de la livraison d'un complexe immobilier neuf (2021/2022), l'ensemble des personnels et équipements seront regroupés sur l'unique site de Gif. Le patrimoine immobilier sera alors composé de 3 bâtiments neufs et/ou réhabilités (le nouveau complexe immobilier, représentant environ 22.000m2), et de 7 bâtiments déjà en exploitation et d'âges très variés (représentant environ 15.000m2)
La présente offre concerne le service « Exploitation et Maintenance I2BC », chargé d'assurer le fonctionnement de l'infrastructure de ce patrimoine immobilier. Le service est actuellement en cours de restructuration. Le périmètre du service comprend la maintenance de l'infrastructure technique (Génie Climatique, Climatisation, Ventilation, Chauffage ; Plomberie et Fluides ;CFO-CFA…), la maintenance de certains équipements communs (machines de laverie, équipements de recherche communs…), le suivi des contrôles règlementaires, et certaines prestations liées à l'exploitation (exemple : ménage).
Le service peut également être amené à piloter des opérations de travaux/aménagements (exemple : création ou transformation de pièces de laboratoire).
Le poste à pourvoir est actuellement en CDD (10 mois) renouvelables.

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