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Assistant·e en gestion administrative (H/F) à l'IRIF (Paris 13e)


Date Limite Candidature : lundi 24 mai 2021

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Informations générales

Référence : UMR8243-FREMAG1-011
Lieu de travail : PARIS 13
Date de publication : lundi 3 mai 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 juin 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1988 et 2123 euros bruts mensuel selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant·e réalise de manière autonome des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines confiées par la direction du laboratoire. Il/Elle assiste la direction dans le suivi des dossiers en interaction avec les tutelles et partenaires extérieurs.

Activités

• Assurer des recrutements et des démarches administratives liées, tels que les visas
• Réaliser des activités administratives et de gestion financière (ordres de mission, commandes) de l'IRIF liées à des contrats de recherche
• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes, rédiger les courriers et attestations, en anticipant les échéances et en vérifiant la conformité́ réglementaire
• Instruire et mettre à la signature de la direction du laboratoire et des tutelles les conventions de coopération et d'association à l'IRIF
• Assurer l'accueil et l'installation des nouveaux arrivants
• Informer et accompagner dans leurs démarches les membres du laboratoire
• Alimenter et actualiser les bases de données de l'IRIF
• Assurer le suivi administratif des actions réalisées, rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
• Assurer la circulation de l'information, réaliser une synthèse pour la direction et/ou le laboratoire, communiquer avec les partenaires extérieurs
• Participer à la logistique et à l'organisation d'évènements de l'IRIF

Compétences

Savoirs :
• Connaissance des techniques de gestion administrative
• Gestion générale des ressources humaines
• Anglais : niveau B1/B2
• Règles et techniques de comptabilité
• Notions de base en gestion de projet
• La connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la recherche publique est un plus

Savoirs faire :
• Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives (financières, comptables et des ressources humaines)
• Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
• Rédiger des courriers et documents administratifs
• Exécuter et assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Hiérarchiser et prioriser les sollicitations diverses
• Restituer, synthétiser et transmettre l'information orale et écrite
• Anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives
• Maîtriser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur)

Savoirs-être :
• Rigueur / Fiabilité
• Réactivité
• Confidentialité
• Sens relationnel

Contexte de travail

• L'assistant·e administrative sera accompagné·e et formé·e en interne, et pourra bénéficier de formations du CNRS et de l'Université de Paris.
• L'assistant·e administrative sera placé·e sous la responsabilité de la direction de l'unité. Le poste ne comporte pas d'encadrement mais la personne recrutée s'intégrera dans une équipe de 5 personnes, composée d'une responsable de la gestion financière de trois gestionnaires et d'une assistante de communication.
• L'IRIF est une Unité Mixte de Recherche (UMR 8243) sous la cotutelle du CNRS et de l'Université Paris Diderot, qui héberge de plus 2 équipes-projets d'Inria dont elle est partenaire.
• L'unité comprend environ 180 membres (chercheurs, enseignants-chercheurs, doctorants, post-doctorants, ingénieurs et administratifs).
• L'IRIF héberge environ 20 projets de recherche financés par l'ANR, 3 projets de l'ERC, 1 projet Européen du programme H2020. L'IRIF pilote de plus 1 Fédération de Recherche, 3 Laboratoires Internationaux, 1 Groupe de Recherche International, et est associé à plusieurs Unités Internationales de Recherche. Le budget annuel du laboratoire se situe entre 2 et 3 millions d'euros.
• Le poste est localisé dans les locaux de l'IRIF, sur le campus principal de l'Université de Paris, Bâtiment Sophie Germain, 8 place Aurélie Nemours, 75013 Paris. Voir https://www.irif.fr.

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