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Portail > Offres > Offre UMR8243-EVARYC-019 - Assistant-e en gestion administrative et de direction (H/F)

Assistant-e en gestion administrative et de direction (H/F)


Date Limite Candidature : vendredi 5 mars 2021

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Informations générales

Référence : UMR8243-EVARYC-019
Lieu de travail : PARIS 13
Date de publication : vendredi 12 février 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 8 mars 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1988 et 2123 euros bruts mensuel selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant-e en gestion administrative et de direction réalise de manière autonome des activités de gestion administrative et de ressources humaines confiés par la direction du laboratoire.
Il/elle concourt à la gestion des activités de la direction de l'IRIF et des commissions thématiques du laboratoire.

Activités

Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives de l'IRIF ;
Coordonner les aspects logistiques, administratifs et financiers de l'accueil des étudiants, des visiteurs et des nouveaux membres du laboratoire, en lien avec les gestionnaires et la responsable de la gestion financière de l'IRIF ;
Assurer la coordination des recrutements et des démarches administratives liées, tels que les visas, en lien avec les gestionnaires et la responsable de la gestion financière de l'IRIF ;
Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes, rédiger les courriers et attestations, en anticipant les échéances et en vérifiant la conformité́ réglementaire ;
Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans, des statistiques et des présentations ;
Assurer la circulation de l'information, réaliser une synthèse pour la direction et/ou le laboratoire, communiquer avec les partenaires extérieurs ;
Informer et accompagner dans leurs démarches les membres du laboratoire ;
Assurer l'organisation, la préparation et la rédaction de compte-rendu des réunions, conseils et commissions auxquels participe la direction de l'IRIF. Faire de même pour les commissions thématiques du laboratoire ;
Collecter et organiser les informations permettant de répondre aux demandes des tutelles et des partenaires et des organismes financeurs ;
Instruire et mettre à la signature de la direction du laboratoire et des tutelles les conventions de stage, les conventions d'association à l'IRIF et les inscriptions à l'école doctorale ;
Participer à l'organisation d'évènements de l'IRIF ;
Coordonner les aspects logistiques de la structure.

Compétences

Savoirs :
Connaissance des techniques de gestion administrative
Notions de base en gestion de projet
Gestion des ressources humaines
Anglais : niveau B1/B2
La connaissance des partenaires et des acteurs de la recherche publique serait un plus

Savoirs faire :
Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative
Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
Rédiger des courriers et documents administratifs
Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives
Hiérarchiser et prioriser les sollicitations diverses
Restituer, synthétiser et transmettre l'information orale et écrite
Gérer la confidentialité des informations et des données
Anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives
Maîtriser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur)

Savoirs-être :
Rigueur / Fiabilité
Réactivité
Confidentialité
Sens relationnel

Contexte de travail

L'IRIF est une Unité Mixte de Recherche (UMR 8243) sous la cotutelle du CNRS et de l'Université Paris Diderot, qui héberge de plus 2 équipes-projets d'Inria dont elle est partenaire.
L'unité comprend environ 170 membres (chercheurs, enseignants-chercheurs, doctorants, post-doctorants, ingénieurs et administratifs).
L'IRIF héberge environ 20 projets de recherche financés par l'ANR, 3 projets de l'ERC, 1 projet Européen du programme H2020. L'IRIF pilote de plus 1 Fédération de Recherche, 3 Laboratoires Internationaux, 1 Groupe de Recherche International, et est associé à plusieurs Unités Internationales de Recherche. Le budget annuel du laboratoire se situe entre 2 et 3 millions d'euros.
L'assistant-e en gestion administrative et de direction sera placé-e sous la responsabilité de la direction de l'unité. Le poste ne comporte pas d'encadrement mais la personne recrutée s'intégrera dans une équipe de 5 personnes, composée d'une responsable de la gestion financière de trois gestionnaires et d'une assistante de communication.
Le poste est localisé dans les locaux de l'IRIF, sur le campus principal de l'Université de Paris, Bâtiment Sophie Germain, 8 place Aurélie Nemours, 75013 Paris. Voir https://www.irif.fr.

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