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Responsable administratif H/F


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Informations générales

Référence : UMR8182-VERPOU-013
Lieu de travail : ORSAY
Date de publication : mardi 7 juillet 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 2 139,19 € et 2 551,73 € bruts suivant expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+3
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'Administrateur-trice fait partie de la Direction de l'unité, avec le Directeur et la Directrice Adjointe. Il-elle participe à toutes les décisions de celle-ci y compris les plus stratégiques et organise leur mise en œuvre. Il-elle pilote la partie administrative des projets d'évolution de la structure et dirige les Services Administratifs et Généraux (Affaires Générales/Communication, RH, Finances, H&S, Logistique, Travaux et Infrastructures, Informatique, 22 agents)

Activités

- Conduire la stratégie organisationnelle de l'ensemble des services supports de l'unité
- Impulser les projets de l'unité et en assurer la mise en œuvre
- Assister et conseiller sa hiérarchie, assurer la diffusion des informations administratives dans l'unité
- Coordonner et/ou gérer les activités des différents services composant les services administratifs et généraux
- Encadrer 5 responsables de services et 2 agents des affaires générales
- Animer les réunions hebdomadaires d'une part de la Direction et d'autre part des responsables de services
- Proposer, mettre en œuvre et évaluer la politique financière de l'unité. Etablir ou faire établir un budget, contrôler sa répartition et son exécution.
- Piloter et mettre en œuvre la politique d'achats et les procédures d'appel d'offre
- Conseiller les équipes de recherche lors de montage des dossiers suite à des Appels à Projets variés (ERC, ANR, Région IDF, Labex,…)
- Assurer une veille sur les évolutions réglementaires
- Réaliser des études, rapports, enquêtes
- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de la politique RH de l'unité
- Elaborer des indicateurs des tableaux de bord, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets
- Préparer les éléments administratifs nécessaires aux instances et commissions
- Veiller à l'application de la politique en matière d'Hygiène et Sécurité
- Superviser les bases de données bibliométriques

Compétences

Connaissances :
- Réglementation juridique, administrative, comptable et financière applicable aux établissements publics de recherche
- Réglementations des contrats de recherche et règles de justification
- Méthodologie et conduite de projet
- Maîtrise des techniques de management et d'animation
- Techniques de communication
- Politique et pratiques en gestion des ressources humaines
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité

Savoirs-faire :
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Mener et animer des réunions
- Elaborer des indicateurs, des tableaux de bord et les analyser

Savoirs-être :
- Sens de l'organisation et du relationnel
- Aptitude au travail en équipe
- Aptitudes rédactionnelles et relationnelles
- Disponibilité et rigueur

Contexte de travail

L'Institut de Chimie Moléculaire et des Matériaux d'Orsay (ICMMO) regroupe 267 personnes (142 titulaires (chercheurs, enseignants-chercheurs, ingénieurs et techniciens) et 125 contractuels (doctorants, post-doctorants, autres personnels) dans le cadre d'une structure placée sous la double tutelle CNRS et Université Paris-Saclay. Elle est située au cœur de la Faculté des Sciences d'Orsay de l'Université Paris-Saclay.
Elle est composée de 9 équipes de recherche indépendantes scientifiquement et financièrement, et d'une équipe de services communs composée de Services administratifs et généraux et de Services de Soutien scientifique et technique. Les activités de recherche des équipes scientifiques vont de la chimie organique à la chimie des matériaux en passant par la chimie inorganique.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation l'arrivée de la personne recrutée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
La personne sera placée sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l'Unité. Elle encadrera directement 6 personnes (dont 5 responsables intermédiaires). Elle contribuera au comité de direction.
Le poste est basé à Orsay (91).

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