Missions

L'assistant ou l'assistante en gestion administrative a pour mission d'assister l'équipe administrative de l'UMR 8087 PALOC (IRD-MNHN-CNRS) dans ses actes d'accueil et de gestion logistique, administrative et financière.

Activités

En interaction avec la direction et le reste de l'équipe administrative de PALOC, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative fournira un appui au pilotage du collectif dans le cadre d'un environnement multi-tutelles complexe (IRD-MNHN-CNRS), sous la forme de 3 activités principales :

1) Mise en place de procédures
Mettre à jour, sous la forme de fiches pratiques qui seront diffusées au sein de PALOC, certaines procédures essentielles permettant de renforcer la coordination des membres de l'équipe administrative et d'autonomiser le personnel du laboratoire, notamment concernant (i) l'accueil des nouveaux entrants; (ii) les demandes de mission; (iii) les marchés mis à disposition dans le cadre des politiques d'achat des tutelles ou encore (iv) la réservation de salles au sein du MNHN.

2) S'assurer de la bonne insertion de PALOC au sein de chaque tutelle et de leurs plateformes dédiées
- Pour chacune des 3 tutelles, réaliser des fiches techniques cartographiant les différents services en appui à la gestion de l'unité (administration, finances, RH, etc.) et constituer un annuaire des interlocuteurs.
- Pour le CNRS spécifiquement (nouvelle tutelle depuis janvier 2024), vérifier l'inscription de l'équipe PALOC sur les différentes plateformes CNRS (notamment RESEDA)

3) Aide au développement des outils collectifs
Dans le cadre du développement d'un intranet pour l'unité, mise en forme graphique et mise en ligne des fiches pratiques "procédures" et "contacts tutelle" avec l'appui de l'infographiste de PALOC.

Compétences

Diplôme réglementaire exigé:
- DUT, BTS

Savoirs :
- Avoir des compétences en gestion administrative, avec une bonne connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

Savoir-faire:
- Maîtrise des outils informatiques de bureautique (Word, Excel, PowerPoint). La connaissance d'outils graphiques type Adobe Illustrator serait un atout.
- Capacité à aller chercher de l'information concernant les procédures administratives (collecte et vérification) et à la restituer
- Réaliser des synthèses, des rapports ou des documents

Savoir-être:
- Sens de l'organisation
- Rigueur et fiabilité
- Aisance relationnelle

Contexte de travail

L'assistant ou l'assistante en gestion administrative exerce ses fonctions sous la responsabilité hiérarchique de la direction (directrice d'unité et directrices adjointes) de l'unité 8087 PALOC située sur le Campus Buffon du Muséum National d'Histoire Naturelle (site du Jardin des Plantes).
Le laboratoire "Patrimoines locaux, environnement, globalisation" (www.paloc.fr) est une unité mixte de recherche (UMR) sous la triple tutelle de l'IRD, du MNHN et, depuis le 1er janvier 2024, du CNRS. Il s'intéresse aux défis de l'habitabilité de la planète et aux réponses qu’y apportent les collectifs humains, dans un contexte d’urgence écologique et d'enchevêtrement des inégalités sociales et environnementales. Il repose sur une équipe composée essentiellement de sciences humaines et sociales (anthropologie, géographie, archéologie et muséologie), avec une ouverture aux sciences naturalistes (ethnoécologie et hydrologie). L’unité rassemble une cinquantaine de membres permanents, 30 doctorants et une quarantaine de chercheurs associés, travaillant sur des terrains localisés en Europe, en Afrique, en Amérique latine et dans la zone Indo-Pacifique.