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Assistant-e en gestion administrative au LPNHE (H/F) - CDD 12 mois


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Informations générales

Référence : UMR7585-MARCAR-009
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : lundi 9 mars 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 14 avril 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1900 € et 2200 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant-e sera chargé-e de réaliser, des activités de gestion des ressources humaines, financière et administrative de l'unité.

Activités

Gestion des Ressources Humaines du laboratoire (RH)
- Instruire les dossiers des non-permanents (Ingénieurs, Techniciens, Administratifs, Doctorants, Chercheurs, Stagiaires, Invités) : Recrutement - Gratification - Convention...
- Assurer l'accueil physique des nouveaux entrants et des invités, les orienter dans leurs démarches
- Mettre à jour les bases de données, essentiellement du personnel
- Réaliser des tableaux de bord, des bilans et des statistiques, assurer le suivi des indicateurs
- Gérer les congés et absences des personnels


Gestion financière des dépenses de la direction
- Gérer les dépenses de la direction : Commandes - Missions – Colloques – Séminaires ...
- Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux

Gestion administrative
- Assurer le secrétariat du directeur de l'unité
- Organiser les réunions internes et externes
- Participer à l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire au niveau financier, RH et dans le domaine d'action de la direction de l'unité (Agrément quinquennal, dialogue de gestion...)
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents dans une démarche d'amélioration continue au regard des évolutions du métier et des besoins du laboratoire ;
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Gérer les relations avec les tutelles et agences de moyens
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
- Gérer les aspects logistiques de la structure (notamment la réservation des salles stratégiques de l'unité)
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
- Rendre compte de l'avancement des dossiers

Compétences

− Maitriser les techniques de communication
− Avoir une connaissance générale de la gestion financière des ressources humaines
− Connaitre la règlementation juridique, administrative et financière des établissements publics (CNRS et Université entre autres)
− Appliquer et faire appliquer les textes règlementaires
− Savoir rédiger des rapports, comptes rendus, notes de synthèse
− Savoir conduire un projet, hiérarchiser des priorités, planifier des activités et des échéances
− Faire preuve d'autonomie et d'esprit d'initiative
− Comprendre, s'exprimer et rédiger en anglais
− Maitriser les outils bureautiques courants
− Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités

Contexte de travail

L'assistant-e en gestion est placé-e sous la responsabilité de l'administrateur et du directeur du laboratoire. Le LPNHE est une unité mixte de recherche de 190 personnes dont les recherches sont à dominante expérimentale en physique des particules et des Astroparticules.

Contraintes et risques

Aucun

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