Missions

Le ou la gestionnaire administrative assistera les actions du service logistique et bâtiment en collaboration avec le responsable bâtiment et la responsable administrative de l’Unité.

Activités

1/ Assistante du responsable Logistique et Bâtiment - Coordonner les actions du service logistique et bâtiment
- Suivi des contrats de maintenance
- Mise en place des procédures d’achat relative au bâtiment
- Secrétariat et gestion : engagement et suivi des dépenses et veille sur le budget du service logistique et bâtiment
- Réalisation, mise à jour des tableaux de bord des consommations des frais d’infrastructure

2/ Gestionnaire au service administratif
- Réalisation, mise à jour de tableaux de bord des contrats à justifier en collaboration avec la responsable administrative
- Réalisation des justificatifs d’un portefeuille de contrats de l’Unité et archivage des contrats terminés
- Gestion des fournitures de bureau, suivi des commandes de transport colis/dédouanement et courriers
- Suivi et mise à jour de l’inventaire de l’Unité (commandes en équipement) : logiciel Geslab, fichier Excel et étiquetage
- Réponse aux contrôles internes de notre tutelle CNRS
- Suivi, archivage et classement des commandes

Compétences

Savoirs / connaissances :
- Posséder des notions de base en gestion budgétaire et comptable dans la fonction publique
- Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Maîtriser les outils bureautiques
- Connaître l'environnement professionnel d'une Unité de recherche serait un plus
- Niveau d'anglais A2 minimum apprécié

Savoir-faire :
- Respecter les procédures et la règlementation
- Organiser et gérer les priorités
- Rédiger des courriers et comptes-rendus
- Concevoir et réaliser le suivi de tableaux de bord
- Classer, archiver
- Savoir rendre compte

Savoir-être :
- Rigueur, organisation, discrétion
- Ponctualité
- Bon sens du relationnel et du travail en équipe
- Bonne capacité d'adaptabilité
- Curiosité, prêter intérêt aux activités de l'Unité

Contexte de travail

Le CRPG, situé à Vandoeuvre-lès-Nancy, est une unité mixte de recherche scientifique avec deux tutelles, le CNRS (Institut des Sciences de l’Univers, INSU) et l’Université de Lorraine (UL). Le CRPG est l’un des laboratoires de l’OSU OTELo qui est un des pôles de recherche de l’ Université de Lorraine. Le centre héberge plus de cent personnes (ITs/Biatss, Chercheurs/Enseignants-Chercheurs /Chercheurs associés, doctorants, Contractuels, visiteurs longue durée, stagiaires, étudiants).
Le Centre porte son activité de recherche sur la compréhension du système Terre depuis la formation du système solaire jusqu’à son fonctionnement actuel. Nos équipes de recherche rassemblent des géochimistes, des pétrologues et des géologues qui combinent leurs approches sur quatre thématiques.
Au sein du service administratif composé de 5 personnes, le/la gestionnaire administrative est sous la responsabilité de la responsable administrative et travaillera en étroite collaboration avec le responsable bâtiment.

Informations complémentaires :
38h30 par semaine, plages fixes (9h00-17h00) et variables (8h-9h00/17h-18h30)
Congés et RTT annuels : 44 jours annuels sur 12 mois travaillés
Restauration collective à 5 minutes à pied (tarif subventionné)
Prise en charge partielle sous condition du coût du titre de transport sur le trajet domicile/travail
Prise en charge partielle sous condition des frais de mutuelle
Forfait mobilité sous conditions
Accès sous condition aux activités physiques et sportives de l'Université/Comité d'entreprise CNRS