Missions

Assurer de manière autonome la gestion financière, comptable et administrative d’un laboratoire multisite : suivre les crédits du laboratoire, effectuer les commandes d’achats, gérer les déplacements des membres de l’unité, participer à la gestion administrative du laboratoire.

Activités

Suivre les crédits et l’exécution des conventions :
• Répartir les crédits affectés au laboratoire sur les différentes lignes budgétaires (dotation, contrats de recherche, etc.) ;
• Suivre la consommation des crédits et informer régulièrement la direction du laboratoire et les agents concernés ;
• Collecter et archiver les données comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
Effectuer les achats :
• Recenser les besoins d’achat et de prestations diverses ;
• Rechercher et contacter les fournisseurs, demander des devis ;
• Créer les bons de commande sur l’application dédiée ;
• Contrôler les livraisons et effectuer les services faits ;
• Vérifier la mise en paiement des factures auprès des fournisseurs.
Gérer les déplacements :
• Vérifier et compléter les demandes de missions transmises par les agents du laboratoire via l’application dédiée ;
• S’assurer du bon déroulement de la mission, depuis la demande jusqu’au remboursement des frais de l’agent ;
• Collecter auprès des missionnaires les justificatifs de frais ;
• Le cas échéant, apporter un appui aux agents pour l’utilisation de la plateforme ;
Participer à la gestion administrative :
• Suivre, en lien avec la responsable administrative, le recrutement des agents contractuels et des stagiaires via l’application dédiée ;
• Avoir un rôle de liaison / contact avec l’administration du Technopole de l’Arbois ;
• Participer à l’accueil des nouveaux arrivants (agents titulaires ou en CDD, stagiaires, invités) : informations utiles, demande de badge, carte de cantine, etc.
• Participer à l’organisation des réunions et manifestations organisées par l’équipe (colloques, soutenances de thèse, assemblées générales, etc) : réservation de salles, demande de devis, etc. ;
• Participer aux réunions de site et en rédiger le compte-rendu ;
• Diffuser les informations administratives et réglementaires aux agents du laboratoire ;

Compétences

Connaissances :
• Connaître les règles de base de la comptabilité publique ;
• Connaître la réglementation administrative applicable aux achats publics et aux déplacements des agents publics ;
• Connaître l’organisation de la recherche publique et notamment ses modes de financement ;
• Connaître l’organisation et le fonctionnement du CNRS serait un plus ;
• Savoir lire et écrire en anglais (niveau B1).
Compétences opérationnelles :
• Maîtriser les logiciels courants de bureautique ; la maîtrise des logiciels spécifiques à l’activité (GESLAB, NOTILUS, CANOPE, etc.) serait un plus ;
• Savoir lire une convention, suivre l’exécution du budget prévisionnel et comprendre les contraintes de justification financière ;
• Maîtriser les règles et les procédures administratives applicables à l’activité ;
• Savoir rédiger des comptes-rendus ;
• Savoir analyser les données budgétaires pour optimiser l’exécution du budget et conseiller la direction du laboratoire ;
• Savoir gérer son activité et son temps dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
• Savoir rendre compte ;
Le cas échéant, certaines connaissances et compétences pourront être acquises dans le cadre de formations prises en charge par l’employeur, notamment concernant l’utilisation des logiciels et applications propres au CNRS.
Savoir-être :
Faire preuve de rigueur et de fiabilité ;
Avoir le sens de l’organisation ;
Savoir s’adapter rapidement ;
Être autonome tout en sachant travailler en équipe et en coordination avec des interlocuteurs variés ;
Avoir une aisance relationnelle, savoir interagir avec des partenaires externes au laboratoire ;

Contexte de travail

L’UMR ESPACE est un laboratoire multi-tutelles (CNRS, Aix Marseille Université, Université Côte d’Azur, Avignon Université) qui compte 90 personnes (géographes, psychologues, informaticiens), dont 50 titulaires.
Le laboratoire étudie principalement les interactions espace-nature-société et leur durabilité, de l’échelle du logement à celle du continent. Les principaux thèmes étudiés sont : la ville (notamment les modèles d’aménagement et leur durabilité), l’environnement (en particulier les impacts du changement climatique sur les ressources naturelles, les risques et leur gestion); les systèmes territoriaux côtiers en Méditerranée, les interactions entre espaces et santé. Il comprend aussi un axe spécifiquement dédié à la médiation scientifique et aux interactions sciences société.
Le laboratoire comprend 4 sites : Avignon, Aix en Provence, Nice et une implantation à Saint-Christol-lez-Alès (Cévennes), où il porte un observatoire hydro-socio-météorologique.
La personne recrutée travaillera sur le site d’Aix-en-Provence du laboratoire (Technopole de l’Environnement Arbois-Méditerranée), qui compte environ 20 personnes, sous la direction du directeur de l’unité et du directeur adjoint (localisé à l’Arbois). Elle travaillera en coordination avec la responsable administrative de l’unité (située à Avignon) et les autres gestionnaires situées à Nice et Avignon.
Une partie des activités peuvent être effectuées en télétravail, sous réserve de respecter la réglementation en vigueur au CNRS.

Contraintes et risques

Compte tenu du caractère multi-sites du laboratoire, la personne recrutée sera amenée à interagir avec des collègues des autres sites de l’UMR, ainsi qu’avec différents services des établissements tutelles du laboratoire.
Des déplacements de courte durée en France sont également à prévoir, aux fins de réunions ou de formation.