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Portail > Offres > Offre UMR7288-MARTHI-014 - Assistant en gestion administrative (H/F)

Assistant en gestion administrative (H/F)


Date Limite Candidature : mercredi 13 juillet 2022

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Informations générales

Référence : UMR7288-MARTHI-014
Lieu de travail : MARSEILLE 09
Date de publication : mercredi 22 juin 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 2037 € à 2482 € brut selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

La personne (H/F) recrutée sera en charge de la gestion des recettes, des dépenses et de la facturation interne de 3 plateformes scientifiques. Il/elle aura également la charge du suivi budgétaire et financier de plusieurs services. Il/elle sera affecté/e au sein du service administratif et financier de l'IBDM. Il/elle sera en étroite interaction avec l'adjointe et la responsable du service.

Activités

• Assurer la facturation interne (Maîtrise d'Excel):
o suivi et consolidation des réservations
o établissement et suivi des devis
o réalisation des bons de commande
o transmissions des demandes de facturation à la comptabilité
o Suivi des recettes
o mise en œuvre des intégrations budgétaire et des répartitions.
o Mise en place du contrôle de gestion de la facturation interne
• Assurer la gestion administrative et financière des Plateaux/équipes
o Procéder à l'engagement et au suivi des commandes de fonctionnement, équipement et missions sur le logiciel Geslab pour les services attribués dans le respect de la règlementation.
o Assurer la prise en charge et le suivi des déplacements du personnel (établissement des ordres de mission, des demandes d'avance et gestion des états de frais) et des missions des conférenciers externes sur GESLAB.
o Suivre l'exécution du budget.
o Suivre l'inventaire des équipements.
• Appliquer les procédures internes en gestion financière, budgétaire et comptable.
• Veiller à la conformité et à la lisibilité des opérations traitées.
• Établir les différents états budgétaires et les bilans à partir des systèmes d'information.
• Établir des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité des équipes/plateaux.
• Assurer la gestion des commandes, factures (workflows), régler les litiges.
• Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion.

Compétences

Compétences opérationnelles
• Maitrise d'Excel
• Savoir utiliser les outils informatiques (Pack office : Outlook, word, power point, zoom,…)
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir communiquer et travailler en équipe
• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Elaborer des bilans
• Renseigner les indicateurs de performance

Connaissances
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière
• Langue anglaise : intermédiaire B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Notions de base sur le statut des EPST et des établissements d'enseignement supérieur
• Finances publiques
• Systèmes d'information budgétaires et financiers
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Règles et techniques de la comptabilité

Contexte de travail

L'IBDM situé sur le Campus de Luminy, comprend environ 220 personnes : Chercheurs, Enseignants-Chercheurs, Ingénieurs et Techniciens et non permanents CDD, Post doc, Doctorants, stagiaires répartis sur 21 équipes de recherches et 11 plateformes/services communs.
L'activité s'exerce au sein du service administratif et financier de l'IBDM comprenant 9 personnes. L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur d'unité et encadré par la responsable et l'adjointe du service administratif et financier. Il/elle sera au contact direct des agents de l'IBDM et différents interlocuteurs et devra interagir quotidiennement avec l'équipe de gestionnaires et les services de la délégation du CNRS.
L'IBDM est une Unité Mixte de Recherche CNRS/AMU (UMR7288) qui engage un budget annuel d'environ 6M.

Informations complémentaires:
Merci d'envoyer un CV, une lettre de motivation et idéalement une lettre de recommandation.
Horaire hebdomadaire : 38 h 30.
Restauration collective sur place (selon conditions).
Prise en charge partielle sous condition du coût du titre de transport sur le trajet domicile/travail et d'une partie des frais de mutuelle.

La maîtrise d'Excel est impérative.

Contraintes et risques

Néant

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