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Portail > Offres > Offre UMR7288-MARTHI-011 - Assistant en gestion administrative (H/F)

Assistant en gestion administrative (H/F)


Date Limite Candidature : mercredi 3 novembre 2021

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Informations générales

Référence : UMR7288-MARTHI-011
Lieu de travail : MARSEILLE 09
Date de publication : mercredi 13 octobre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 décembre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2005.98€ à 2451.26€ brut selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

La personne (H/F) recrutée sera en charge de la gestion des ressources et des dépenses et d'assurer le suivi budgétaire et financier de plusieurs équipes/plateaux de l'IBDM au sein du service administratif et financier. Il/elle sera en étroite interaction avec la responsable du service.

Activités

• Assurer la gestion administrative et financière des crédits d'équipes de recherches, de la notification à la liquidation, dans le respect de la règlementation.
• Procéder à l'engagement et au suivi des commandes de fonctionnement, équipement et missions sur le logiciel Geslab pour le CNRS sur contrats de recherche et dotation de l'unité.
• Assurer la prise en charge et le suivi des déplacements du personnel (établissement des ordres de mission, des demandes d'avance et gestion des états de frais) et des missions des séminaristes externes sur GESLAB.
• Assurer le suivi administratif et financier des contrats de recherche notamment grâce au logiciel Webcontrat (SIGAPEC, SIGFIC, CANOPE) du CNRS.
• Appliquer les procédures internes en gestion financière, budgétaire et comptable.
• Veiller à la conformité et à la lisibilité des opérations traitées.
• Suivre l'exécution du budget.
• Établir les différents états budgétaires et les bilans à partir des systèmes d'information.
• Établir des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité des équipes/plateaux.
• Suivre les dépenses sur contrats de recherche et production de justificatifs financiers intermédiaires et finaux des dépenses réalisées sous format EXCEL.
• Assurer la gestion des commandes, factures (workflows), régler les litiges.
• Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion.
• Suivre l'inventaire des équipements.
• Contribuer à l'élaboration du budget et de la gestion financière.

Compétences

Connaissances
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière
• Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Notions de base sur le statut des EPST et des établissements d'enseignement supérieur
• Finances publiques
• Systèmes d'information budgétaires et financiers
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Règles et techniques de la comptabilité

Compétences opérationnelles
• Élaborer un budget
• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Elaborer des bilans
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Renseigner les indicateurs de performance
• Maitrise d'Excel
• Savoir utiliser les outils informatiques
• Savoir communiquer et travailler en équipe

Contexte de travail

Contexte de travail
L'IBDM situé sur le Campus de Luminy, comprend environ 240 personnes : Chercheurs, Enseignants-Chercheurs, Ingénieurs et Techniciens et non permanents CDD, Post doc, Doctorants, stagiaires répartis sur 21 équipes de recherches et 11 plateformes/services communs.
L'activité s'exerce au sein du service administratif et financier de l'IBDM comprenant 10 personnes. L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur d'unité et encadré par la responsable du service administratif et financier. Il/elle sera au contact direct des chercheurs et différents interlocuteurs et devra interagir quotidiennement avec l'équipe de gestionnaires et les services de la délégation du CNRS.
L'IBDM est une Unité Mixte de Recherche CNRS/AMU (UMR7288) qui a un budget annuel d'environ 8M.

Contraintes et risques

Néant

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