Missions

Au sein du pôle administratif, l'assistant(e) gestionnaire réalise dans le périmètre d'une ou plusieurs équipes de recherche, des actes administratifs et financiers, dans le respect des techniques, des procédures applicables à la gestion d’une unité mixte de recherche.

Activités

En qualité d’assistant(e) de gestion :
• Instruire des dossiers techniques ou spécialisés pour préparer les actes de gestion courants (engagement des commandes, gestion des missions, suivi des factures, lien avec les fournisseurs, etc.),
• Mettre à jour des tableaux de bord et des bases de données relevant de la gestion financière, notamment pour le suivi des crédits et des dépenses,
• Suivre l’évolution des règles, directives et procédures des établissements tutelles du laboratoire et appliquer la réglementation,
• Rédiger des notes et des courriers administratifs, des procédures et des fiches de synthèse,
• Participer à l'organisation logistique et financière des colloques et réunions en collaboration avec les services de valorisation et de communication des tutelles,
• Établir les justifications financières des contrats de recherche arrivés à échéance,
• Constituer les dossiers des agents recrutés relevant de la PPST (Demandes d’accès ZRR),
• Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers en cours à l’aide de bilans et statistiques (reporting),
• Collecter, classer et archiver des documents administratifs divers,
• Participer aux réunions d’information organisées par les établissements tutelles du laboratoire,
• Participer à la vie collective du laboratoire, incluant les réunions du service, et assurer la continuité de l’activité en cas d’absence d’un(e) collègue.

Compétences

Savoirs / connaissances
• Connaissance des procédures publiques en matière de gestion administrative et RH,
• Connaissance des règles de la comptabilité et de la commande publiques,
• Maîtrise écrite et orale de l’anglais (niveau B1 minimum),
• La connaissance des outils dédiés du CNRS et d'Université Côte d'Azur en matière de gestion administrative et financière serait un plus.

Savoir-faire
• Maîtriser les outils bureautiques courants et savoir s’adapter aux logiciels et applications spécifiques des tutelles (Geslab, Webcontrat, Réséda, ESR Mission, Sifac +, etc.),
• Comprendre, respecter les textes réglementaires en vue de leur application,
• Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
• Savoir mettre à disposition ses savoir-faire techniques,
• Savoir travailler en autonomie,
• Savoir rédiger des courriers, des notes de procédures et d’information et des fiches de synthèse,
• Savoir rendre compte.

Savoir-être
• Faire preuve de rigueur,
• Gérer les situations d’urgence,
• Être force de proposition,
• Savoir travailler en équipe, communiquer, faire preuve de pédagogie,
• Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité,
• Faire preuve de curiosité,
• Avoir le sens de l'organisation.

Contexte de travail

Le laboratoire d’Informatique, Signaux et Systèmes de Sophia Antipolis (i3S) est une Unité Mixte de Recherche (UMR7271) ayant pour tutelles principales le CNRS et Université Côte d’Azur, et pour tutelle secondaire le Centre Inria d’Université Côte d’Azur, située sur le campus SophiaTech, au cœur de la technopole de Sophia Antipolis.
Ses domaines de recherche couvrent l’informatique, les systèmes, le traitement du signal et de l’image, l’intelligence artificielle, la robotique et l’automatique.
L’unité compte plus de 270 agents. La personne recrutée sera accueillie au sein de l’équipe de gestion administrative et financière, composée de 6 gestionnaires, d’une assistante de direction, de deux ingénieurs (transfert et projets européens) et une apprentie. Placée sous la responsabilité hiérarchique du responsable de l’administration, il / elle travaillera en binôme avec une autre gestionnaire sur le périmètre du pôle de recherche Signaux, Images et Systèmes.
Rejoindre le laboratoire i3S, c’est l’opportunité d’exercer dans un cadre international de 40 nationalités différentes et d’évoluer à la pointe de la recherche en sciences informatiques au sein d’une équipe dynamique et compétente.
Des formations seront proposées pour faciliter l’intégration et la prise de poste.


Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.

Contraintes et risques

Aucune contrainte et aucun risque