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H/F Chargé(e) de gestion administrative et du pilotage


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Informations générales

Référence : UMR7249-SOPBRA-005
Lieu de travail : MARSEILLE 13
Date de publication : lundi 2 décembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 janvier 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Brut mensuel de environ 2100 € à 2400 € selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+3
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le/la chargé(e) de gestion administrative et d'aide au pilotage assure, auprès du directeur de l'Institut Fresnel, la coordination et la gestion des services communs de l'Institut Fresnel.

Activités

Définir et mettre en œuvre un plan d'action, en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés.
Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes.
Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution.
Faire le suivi et l'analyse des dépenses.
Contrôler l'application des règles et procédures administratives.
Diriger et animer une équipe.
Coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.
Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure.
Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre.
Assurer une veille sur les sources potentielles de financement.
Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats.

Compétences

Connaissances
Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements.
Connaissance générale des grands principes du droit public et privé.
Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
Organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure.
Les dispositifs régional, national, européen et international de recherche et d'enseignement supérieur.
Le statut des structures et des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche.
Les réglementations comptable et fiscale applicables aux établissements publics.
Les règles d'hygiène et de sécurité.

Compétences opérationnelles
Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse…
Manager et animer une équipe ; s'investir dans la gestion des conflits
Conduire un entretien
Conduire un projet
Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
Conduire des négociations dans un cadre prédéfini.
Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats.
Exploiter les systèmes d'information et les outils bureautiques

Contexte de travail

L'institut Fresnel est une unité mixte de recherche d'Aix-Marseille Université, du CNRS et de Centrale Marseille principalement située sur le Campus de Saint-Jérôme (Faculté des Sciences d'AMU).
L'Institut Fresnel a été créé en 2000 afin de créer des synergies et de regrouper une grande partie des forces existantes dans le domaine de la photonique, de l'électromagnétisme mais aussi du traitement du signal et des images.

190 personnes travaillent à ce jour à l'Institut Fresnel sous la forme de 14 équipes, se répartissant dans 4 grands thèmes scientifiques. Le budget consolidé géré est d'environ 12,6 millions d'euros.
Dans ce budget, la dotation annuelle des établissements représente environ 400 k€ tandis que les crédits sur contrats ou programme représentent environ 2,5 M€/an en moyenne (recettes).

Les personnels sont actuellement répartis de la manière suivante :
28 enseignants-chercheurs et 5 BIATTS d'Aix-Marseille Université (appartenant à trois composantes) ; 21 enseignants-chercheurs et 1 BIATSS de l'Ecole Centrale de Marseille ; 18 chercheurs et 10 ITA du CNRS, et enfin 90 non-permanents dont 50 doctorants.

L'Institut Fresnel est Zone à Régime Restrictif (ZRR).

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