Missions

L’assistant/e assurera les missions de gestion administrative et financière courantes liées aux activités des laboratoires de recherche, dans le respect des règles et des procédures applicables des différentes tutelles.

Activités

L'assistant(e) travaillera sur les crédits CNRS d'AIM et les crédits CEA d'AIM
Ses principales fonctions sont :
• Assurer les saisies des commandes, demandes d'achats
• Etablir les ordres de missions, commande des transports, vérification des liquidations et remboursements de frais,
• Assurer l'assistance auprès des personnes AIM pour les missions
• Traitement des ordres de paiements
• Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et comptables,
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières/comptables
• Assurer la saisie des commandes informatiques
• Assurer la réception du matériel informatique et la gestion des bons de livraison
• Contribuer au déploiement du budget CNRS correspondant aux dépenses et aux crédits affectés au laboratoire dans les outils CNRS
• Contribuer à l'élaboration des dossiers de recrutement
• Participer à l'accueil des nouveaux arrivants
• Participer à l'organisation d'évènements au sein de l'équipe des assistantes

Compétences

 Savoirs / connaissances
- Des connaissances de l’organisation et le fonctionnement de la recherche publique sont un atout ;
- Connaître les techniques d'élaboration de documents ;
- Avoir des connaissances budgétaires générales et des finances publiques ;
- Connaître les techniques de communication ;
- Avoir une connaissance générale en ressources humaines ;
- Connaitre les systèmes d'information budgétaires et financiers
- Avoir des notions de base en termes de marchés publics
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

 Savoir-faire
- Gérer les priorités
- Appliquer des règles financières
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Connaitre les outils de gestion CNRS GESLAB et CEA SIGMA est un plus, possibilité de formation en interne
- Savoir rendre compte
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

 Savoirs-être
- Aptitude au travail en équipe et sens relationnel
- Facilité de communication
- Polyvalence
- Rigueur et discrétion.

Contexte de travail

AIM est une unité mixte de recherche avec pour tutelles le CEA, le CNRS et UP-Cité située à proximité du campus Paris-Saclay en Essonne (91).
L'assistant(e) en gestion administrative occupera un poste AIM (Astrophysique Instrumentation Modélisation) et sera amené(e) à travailler sur des actions de gestion administratives CNRS
et CEA.