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(H/F) Technicien-ne en gestion administrative


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Informations générales

Référence : UMR5798-SOPGRA0-001
Lieu de travail : TALENCE
Date de publication : mercredi 1 janvier 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 24 février 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1613 et 1705 euros bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le/la technicien-ne en gestion administrative apportera une assistance technique et logistique au LOMA sur la gestion administrative, financière et ressources humaines et assurera l'accueil et la logistique du laboratoire

Activités

Accueil & secrétariat :
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier; réceptionner les colis et enregistrer sur l'application Geslab les dates de livraison.
- Assurer l'accueil du laboratoire. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Assurer l'accueil téléphonique
- Accueil des non permanents (doctorants, stagiaires, chercheurs) et visiteurs
- Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques et assurer le suivi de la logistique courante de premier niveau du laboratoire (photocopieuses, contrôles ménage, machines à eau, à café, distributeurs, etc. ...)
- Assurer le secrétariat du conseil de laboratoire, planifier les réunions et en établir les comptes rendus

RH :
Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines :
- Recueillir et préparer les informations au vue de leur transmission aux autorités des
- Renseigner, envoyer et suivre les attestations d'Accueil, Conventions d'Accueil
- Saisir, mettre à jour les informations administratives des agents de l'unité sur les applications internes du CNRS (RESEDA et Agate)
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information ressources humaines (RESEDA)
- Organiser le classement et procéder à l'archivage des documents traités
- Assurer le suivi des ressources humaines en coopération avec la responsable du service
- Gérer la confidentialité des informations et des données

Communication :
- Diffuser les informations au sein du laboratoire
- Assurer la circulation de l'information dans l'unité
- Assurer l'organisation matérielle et logistique des manifestations scientifiques (séminaires, journées du laboratoire, réception, etc…)

Gestion :
- Participer à la gestion financière de la structure en appliquant les procédures dédiées : établir les devis pour les commandes logistiques
- Gérer les conventions de stage et versements des gratifications

Compétences

Compétences principales
Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative, savoir rédiger un courrier en respectant l'orthographe et la langue
Maîtriser l'environnement informatiques de bureautique (Office : Word, Excel,…)
Assimiler les logiciels spécifiques utilisés par les tutelles
Capacité à acquérir rapidement une bonne connaissance du fonctionnement et de l'organisation du laboratoire
Mettre en application les circulaires et les notes de service

Compétences secondaires
Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité d'un laboratoire de recherche et/ou d'un organisme de recherche
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Savoir travailler en équipe : relayer l'information, rendre compte, alerter.
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir planifier son activité
Savoir-faire opérationnel

Compétences linguistiques
Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Contexte de travail

Le LOMA est une unité mixte de recherche (UMR 5798) sous la double tutelle administrative du CNRS et de l'Université de Bordeaux. Il est composé de 3 équipes de recherche et différents services communs comprenant 105 personnes (permanents et non permanents), auxquels s'ajoutent de nombreux visiteurs français et étrangers séjournant au laboratoire de quelques jours à quelques semaines. La priorité est de renforcer l'équipe administrative, l'agent sera placé sous la responsabilité de l'administrateur du LOMA et intégrera le service administration du laboratoire. 30% de son poste sera dédié à l'accueil et à la communication, 70% aux activités RH et Gestion.
L'agent réalise de manière autonome des actes administratifs et de secrétariat. En tant que membre du service administratif, la personne devra contribuer au bon fonctionnement du service.

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