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Portail > Offres > Offre UMR5798-FABPIS-006 - Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel (H/F)

Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel (H/F)


Date Limite Candidature : jeudi 9 décembre 2021

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Informations générales

Référence : UMR5798-FABPIS-006
Lieu de travail : TALENCE
Date de publication : mercredi 10 novembre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 janvier 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2109€ et 2226€ bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+3
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le/la Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel assure le pilotage administratif (finances, RH, partenariat, communication, hygiène et sécurité…) du laboratoire en coordination avec les services financiers du CNRS et de l'Université de Bordeaux.
Il/elle est garant(e) du respect de la réglementation au sein de l'unité.
Le/la Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel assure l'encadrement du service Administration du LOMA.

Activités

- Mettre en œuvre un plan d'action de pilotage administratif (moyens financiers et humains des contrats de recherche) au sein d'un laboratoire multi-tutelles;
- Assister et conseiller la direction du laboratoire et la représenter auprès des services ressources des tutelles
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives.
- Organiser l'ingénierie financière des projets de recherche : accompagner les chercheurs dans l'élaboration des plans de financements et la définition des moyens en lien avec les services de valorisation des établissements ;
- Assurer la coordination de leur suivi financier par des outils de suivi adaptés.
- Garantir l'application des règles et procédures administratives et d'achats en lien avec les services marchés des établissements et mettre en place des outils de programmation et des procédures partagées par les équipes du laboratoire.
- Mettre en place des actions de communication en interne et en externe
- Manager et animer l'équipe administrative du laboratoire (5 agents) en s'appuyant notamment sur des méthodes participatives.
- Contribuer à la réalisation des rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations de moyens et de résultats en mettant en place les indicateurs et tableaux de bord adaptés.

Compétences

- Connaissance approfondie de l'ingénierie de projet
- Connaissance générale de la règlementation juridique, administrative et financière de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance des grands principes du droit public et privé relatif aux actes et contrats
- Connaissance approfondie des règles de la gestion des finances et de la comptabilité publique, en particulier du CNRS et de l'Université de Bordeaux
- Connaissance approfondie des dispositifs de financement régionaux, nationaux, européens et internationaux de la recherche et de l'enseignement supérieur

Savoir-faire
- Élaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse, des procédures et supports d'appui
- Prendre la parole en public et animer des réunions
- Piloter des projets transverses
- Organiser des activités : planification, pilotage, reporting
- Conduire une négociation dans un cadre prédéfini
- Expliquer et faire appliquer les textes règlementaires
- Proposer et suivre des indicateurs pour le suivi des résultats et l'aide au pilotage
- Exploiter les systèmes d'information et les outils bureautiques
- Connaissance avancée de l'anglais à l'oral et à l'écrit (niveau B2 du cadre européen commun de référence).


Savoir-être:
- Autonomie
- Aisance relationnelle
- Rigueur
- Esprit de synthèse
- Capacité d'initiative et d'organisation


Compétences managériales :
- Maîtrise des techniques d'encadrement (entretiens, mode de délégation etc.)
- Capacités de dialogue, d'écoute et de pédagogie,
- Goût affirmé pour le travail en équipe et la recherche du bien-être collectif au travail,
- Capacité à animer le collectif de travail,
- Capacité à accompagner le développement des compétences des membres du service,
- Capacités à gérer les conflits,
- Capacités à motiver les membres du service.

Contexte de travail

Le laboratoire Ondes et Matière d'Aquitaine LOMA UMR 5798 est un laboratoire de l'Institut de Physique avec un totale de 110 agents entre permanents et doctorants/postdoc. Les thèmes abordés touchent la physique de la matière condensée, la photonique, la matière molle et la biophysique.
Le service administratif est composé de 5 agents : 2 Assistants Ingenieurs, 1 Technicien, 2 Adj. Techniques.

CDD éventuellement renouvelable

Informations complémentaires

CDD éventuellement renouvelable

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