Missions

Le(la) gestionnaire administratif et financier coordonne et réalise de manière autonome, des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines du laboratoire au sein du service Administration et Finances composé de trois gestionnaires sous la responsabilité de la responsable administrative de l’unité.

Activités

*Activités principales :
- Initier les dossiers de recrutement des personnels contractuels
- Organiser l’arrivée des professeurs invités (ordre de mission), chercheurs invités (contrat de travail ou ordre de mission) et des visiteurs (convention d’accueil ENS)
- Préparer les conventions d’accueil pour les étrangers et les demandes de FSD
- Prendre en charge les aspects logistiques, administratifs et financiers de l’accueil des stagiaires (conventions de stage et gratifications de stage, s’il y a lieu)
- Alimenter les bases de données RH des deux tutelles, CNRS et ENS de Lyon
- Réaliser des tableaux de bord internes, des statistiques, et en assurer le suivi
- Accompagner les personnels non-permanents dans leurs démarches administratives

* Activités associées :
- Assurer le suivi des activités associées au recrutement (organigramme, signalétique, trombinoscope, annuaire, affichage des actualités du Laboratoire, archivage…)
- Suivre l’évolution de la règlementation en matière de gestion administrative, financière et des ressources humaines.
- Concevoir des fiches procédure et les mettre à jour sur le site intranet du Laboratoire pour la partie ressources humaines
- Accueillir tous les nouveaux membres du Laboratoire français ou étrangers (gestion des bureaux, des clés, droits à l’image, référents, départ laboratoire …)
- Assurer la circulation de l’information au sein de l’équipe et des chercheurs
- Assurer la continuité de service en cas d’absence des collègues
- Assurer la distribution du courrier

* Activités de gestion
- Enregistrer les actes de gestion courante de la Direction : bons de commande jusqu’à la liquidation de la dépense
- Assurer le suivi des déplacements de la Direction : établir les ordres de mission, réserver les hôtels et moyens de transport, liquider les états de frais

Compétences

* Savoirs / connaissances
- Maîtrise du mode de fonctionnement des administrations publiques et des règles de gestion comptable.
- Connaissance générale des ressources humaines
- Technique de communication
- Maîtrise de l’anglais
- Maîtrise des logiciels courants de bureautique (traitement de texte, tableur …)

* Savoir-faire
- Accueillir, écouter, communiquer et renseigner avec diplomatie
- Organiser et gérer les priorités
- Concevoir des tableaux de bord et des courriers

* Savoirs-être
- Aisance relationnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Réactivité
- Rigueur, organisation et autonomie

Contexte de travail

Le Laboratoire de Physique (UMR5672) a 2 tutelles (ENS de Lyon et CNRS). L’unité compte environ 180 personnes et dispose d’un budget d’environ 5M€. Au sein d’un service administratif de 5 personnes, ce poste est dédié aux activités administratives, financières et à la gestion du personnel de l’unité, sous l’autorité de la responsable administrative.
- Possibilité de faire du télétravail (2 jours par semaine)
- Restaurant administratif sur le site de l’ENS de Lyon
- Temps de travail : 38h30/semaine et 44 jours de congés annuels
- Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable
- Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie, …