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Portail > Offres > Offre UMR5566-BERDAR-003 - Gestionnaire administratif (H/F)

Gestionnaire administratif (H/F)


Date Limite Candidature : vendredi 3 décembre 2021

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Informations générales

Référence : UMR5566-BERDAR-003
Lieu de travail : TOULOUSE
Date de publication : vendredi 12 novembre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 17 janvier 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1650€ et 1743€ brut mensuel selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Sous l'autorité du Responsable administratif, l'agent aura pour mission :
• D'exécuter des actes administratifs et de gestion courante
• D'assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique dans les domaines d'activités du LEGOS
• De recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure
• D'accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les nouveaux arrivants, les agents et les visiteurs
• De participer à l'organisation d'événements (conférences, séminaires, ….)

Ces missions seront réalisées dans le respect des techniques, des règles et des procédures en cours applicables dans le domaine administratif et logistique.

Activités

Accueil / secrétariat :
• Préparer l'accueil des nouveaux entrants : badges, cantine, bureaux, parcours d'intégration, démarches
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Assurer la réception, la distribution et l'envoi du courrier et colis en recommandé/envoi express
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
• Classer et archiver des documents
• Gérer l'agenda de la direction et du GESSEC
• Effectuer des photocopies/scans
• Alimenter les sites web et intranet de l'unité

Gestion administrative :
• Assurer l'extraction et la diffusion de la base de données RH et administrative en fonction des besoins des tutelles
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité ; gestion des affichages

Logistique :
• Participer aux opérations de logistique : assurer le suivi de la gestion, des disponibilités des bureaux (préparation, installation, état des lieux entrant et sortant, vérification de la propreté des locaux, mise à jour étiquettes nominatives des bureaux), participer à la planification des travaux de rafraichissement des locaux
• Gérer les demandes de reprographies, intendance photocopieurs, gestion des prêts de matériels
• Participer à l'organisation d'événements (réservation de salles, mise en place événement, accueil et contact avec les prestataires), d'élections et de réunions
• Gérer le stock des fournitures de bureau : stockage et inventaire

Compétences

Compétences :
● Connaissance de l'environnement recherche et enseignement supérieur
● Modes de fonctionnement des administrations publiques
● Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
● Connaissances des bases de la logistique
● Techniques de communication
● Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence)

Compétences opérationnelles :
● Savoir rendre compte
● Savoir organiser ses activités, gérer les priorités et les sollicitations
● Mettre en œuvre des procédures et des règles
● Savoir travailler en équipe
● Savoir travailler sous contrainte de temps
● Utiliser les logiciels bureautiques (suite Microsoft, messagerie, logiciels internes, navigateur internet)
● Faire preuve d'autonomie et d'initiative

Contexte de travail

Le Laboratoire d'Etudes en Géophysique et Océanographie Spatiales (LEGOS) est une Unité Mixte de Recherche UPS-UT3, CNES, CNRS-INSU, IRD comprenant 133 agents. Le LEGOS mène des recherches sur le système environnemental planétaire de manière pluridisciplinaire en s'appuyant sur la physique océanique, la géochimie et la biogéochimie marine, l'hydrologie et la glaciologie. Le LEGOS est fortement impliqué dans la formation universitaire avec l'Université Paul Sabatier -UPS, Toulouse III et la formation par la recherche en France et à l'international.
Le service Gestion-Secrétariat (GESSEC) du LEGOS gère chaque année 700 missions, effectue 2500 actes de gestion sur 120 lignes de crédit, gère 30 CDD/doctorants/post-doctorants/stagiaires, 75 accueils et un budget d'environ 3M€ basés sur 3 systèmes de gestion avec des contraintes propres à chaque tutelle (marchés, règles, procédures…).
L'équipe GESSEC est organisée comme suit : gestion CNRS, gestion IRD-UT3, gestion RH et un.e référent.e accueil, secrétariat et logistique.

Contraintes et risques

Les activités de ce poste ne sont pas télétravaillables

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