Missions

Réaliser des actes administratifs et de gestion financière pour l’IRD et le CNRS dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Procéder aux opérations d'engagement et de liquidation des commandes IRD et CNRS
- Procéder au montage des missions IRD et CNRS
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Collecter et contrôler les pièces justificatives d'opérations financières et comptables
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou ressources humaines
- Assurer l'interface entre les chercheurs, doctorants, ITA et les services RH et financiers IRD et CNRS
- Apporter un soutien logistique pour l’activité du service administrative et pour l’organisation de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et des partenaires extérieurs
- Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

Compétences

Compétences opérationnelles :
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (SIFAC, applications IRD, GESLAB, applications CNRS) et logiciels bureautiques (suite Office)
- Travailler en équipe
- Savoir planifier ses activités dans un cadre de gestion complexe
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Maîtriser l’environnement bureautique (traitement de texte, tableurs, outils partagés)
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir rendre compte
- Mettre en œuvre une démarche qualité

Connaissances :
- Connaissance de l’environnement recherche et enseignement supérieur
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Règlementation financière, comptable et RH, applicables au EPST
- Réseaux professionnels
- Techniques d’élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2 du cadre européen commun de référence des langues

Compétences comportementales :
- Sens de l’organisation
- Rigueur/fiabilité
- Sens du relationnel et du collectif
- Capacité à faire preuve d’autonomie et de prise d’initiative

Contexte de travail

Le LEGOS est une Unité Mixte de Recherche, CNES, CNRS-INSU, IRD, UT3, comprenant 140 agents. Le LEGOS mène des recherches sur le système environnemental planétaire de manière pluridisciplinaire en s’appuyant sur la physique océanique, la géochimie et la biogéochimie marine, l'hydrologie et la glaciologie. Le LEGOS est fortement impliqué dans la formation universitaire avec l’Université Toulouse 3 - Paul Sabatier et la formation par la recherche en France et à l’international.

L’équipe administrative et financière du LEGOS gère chaque année 700 missions, effectue 2600 actes de gestion, gère le recrutement de 60 CDD/doctorants/post-doctorants/stagiaires par an, 75 accueils et environ 4,5M€ de budget, basés sur 3 systèmes de gestion différents, avec des contraintes propres à chaque tutelle (marchés, règles, procédures…).

Les pôles d’activités du service sont les suivants : gestion financière CNRS, gestion financière IRD, gestion RH CNRS/IRD/UT3 et gestion administrative et logistique.

Cette équipe est composée d’un responsable administratif CNRS, de deux gestionnaires CNRS, d’un.e gestionnaire IRD, d’une gestionnaire UT3 à temps partiel (20%) et d’un gestionnaire contractuel administratif UT3.