Missions

La personne recrutée intégrera le pôle finances de l’iLM. Elle assurera la gestion administrative et financière d’un portefeuille d’équipes et/ou de services. À cette fin, elle sera disponible pour les personnels de son portefeuille, en les aidant à réaliser leurs demandes d’achat, demandes de remboursement (états de frais), réservation de billets de train/d’avion ainsi que d’hôtels.
De plus, la personne recrutée sera amenée à participer à la vie collective du pôle (entraide ponctuelle, etc.)

Activités

• Traiter les demandes de missions, les commandes pour les équipes scientifiques et techniques de son portefeuille ;
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires au traitement des missions, commandes, factures ;
• Procéder au classement et à l‘archivage des pièces comptables pour les 2 tutelles grâce à la dématérialisation des achats ;
• Mettre à jour de l’inventaire iLM pour les tutelles Université Claude Bernard Lyon 1 et CNRS ;
• Prendre en charge les imprévus humains, matériels et informatiques et/ou en rendre compte à la hiérarchie.

Compétences

• Savoir prioriser l'activité ;
• S’approprier les procédures et règles ne vigueur, savoir les expliquer avec clarté, être autonome sur leur vérification (ex : tarif remboursable pour un voyage en prenant en compte tous les paramètres) ;
• Travailler en équipe ;
• Communiquer avec tous les acteurs de l’iLM (chercheurs, agences comptables, etc.) ;
• Connaissance des grands principes de la dépense dans le secteur public ;
• Utilisation des logiciels de bureautique (Word + Excel + Outlook ou Thunderbird) ;
• Anglais A2/B1 (mails de chercheurs en anglais fréquents) ;
• Être réactif et rigoureux

Contexte de travail

L’Institut Lumière Matière (iLM) est une unité mixte de recherche CNRS – Université Lyon 1, implantée au cœur du campus Lyon Tech La Doua, un environnement scientifique dynamique et reconnu. Avec près de 300 collaborateurs, dont environ une centaine de doctorants et post-doctorants, l’iLM s’impose comme un acteur majeur de la recherche en physique et en chimie en région Auvergne-Rhône-Alpes.

L’ILM regroupe 15 équipes de recherche aux thématiques variées et complémentaires. Leurs travaux couvrent aussi bien des approches fondamentales, notamment en physique quantique, que des applications concrètes à fort impact sociétal, dans des domaines tels que le spatial, la santé (cancérologie, diagnostic et détection des maladies, virologie), le développement durable ou encore les matériaux innovants.

Le service administratif de l’iLM, pleinement intégré à l’équipe de direction, joue un rôle clé dans le fonctionnement et la performance de l’unité. Structuré autour de deux pôles :
- Finances et
- Ressources Humaines

Il est composé de dix agents, qui travaillent en interaction étroite et quotidienne avec les chercheurs. Les gestionnaires accompagnent les équipes de recherche à chaque étape de leurs projets : recrutements, achats de matériels scientifiques de pointe, organisation de déplacements internationaux pour colloques et séminaires, et suivi administratif des activités de recherche.

En intégrant l’iLM, vous bénéficierez d’un environnement de travail stimulant et de conditions attractives, au sein d’un établissement public de recherche reconnu :
- 22 jours de congés payés pour un contrat de 6 mois
- Remboursement partiel des titres de transport à hauteur de 75 %, pouvant être complété par un forfait mobilité durable pouvant aller jusqu’à 300 € par an
- Un accès à une restauration d’entreprise avec tarifs conventionnés
- Excellentes conditions de travail, avec des horaires flexibles favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
- Un cadre de travail collaboratif, au contact direct des équipes de recherche et au cœur de projets scientifiques d’envergure nationale et internationale
- Un accès aux formations professionnelles de l'UCBL et du CNRS