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Assistant-e en gestion administrative-assistance de direction (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR5175-VERHAN-009
Lieu de travail : MONTPELLIER
Date de publication : lundi 2 décembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 13 janvier 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1932 et 2051 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'agent réalise de manière autonome des actes administratifs et de secrétariat.
Au sein du secrétariat de l'unité, en tant qu'assistant-e de direction, il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'équipe de direction et de l'unité. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Au sein du Service RH de l'unité, il/elle assure le suivi RH de personnels de l'Unité en lien avec la responsable du service.

Activités

- Au niveau du secrétariat de l'unité :

* Des activités d'assistant-e de direction :
- Être en appui à la directrice pour l'organisation de ses déplacements (y compris ordres de mission et réservations de voyage/hotel), la gestion de son agenda, et le suivi de dossiers spécifiques.
- Assurer les actes de secrétariat de direction (suivi courriers-courriels, agendas de la direction, téléphone, traitement et diffusion d'informations, organisation d'évènements).
- Saisir et mettre en forme des documents divers (rapports, courriers, notes), les reproduire et les diffuser, puis les archiver.
- Organiser des évènements liés à l'activité de l'Unité (par exemple les 60 ans du CEFE en 2021).
- Suivre des dossiers spécifiques à la demande de la direction (interlocuteurs internes ou externes).
- Coordonner les actions liées au secrétariat d'Unité.

* Des activités de secrétariat d'unité :
- Assurer l'accueil du laboratoire. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier; réceptionner les colis
- Effectuer des actes administratifs (par exemple : ordres de service, fiches de procédures) et de gestion courante du laboratoire
- Gérer la boîte mail du secrétariat du CEFE
- Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques et assurer le suivi de la logistique courante de premier niveau du laboratoire (photocopieuses, contrôles ménage, machines à eau, à café, distributeurs, etc ...)

- Au niveau du Service RH de l'unité :
- Assurer le suivi des ressources humaines en coopération avec la responsable du service,
- Etre "gestionnaire" sur les applications CNRS RESEDA et Agate pour tous les agents du laboratoire (Saisie, mise à jour, intervention "administrateur" sur ces bases de données),
- Assurer la continuité de service sur le suivi des ressources humaines non permanentes et permanentes en absence de la responsable du Service RH.

Compétences

- Connaissance générale des techniques de secrétariat, d'assistance de direction, et de gestion administrative
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement, public ou privé

Savoir-faire opérationnels:
- Informer et rendre compte
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
- Prendre en compte les demandes de la direction et y répondre de manière appropriée
- Mettre en forme des courriers, notes de service ou documents administratifs de la direction
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
- Planifier son activité, savoir la gérer dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Travailler en équipe
- Gérer des informations confidentielles
- Compétences linguistiques : Anglais - compréhension écrite et orale - Niveau 1. Espagnol serait un plus

Contexte de travail

Le CEFE est une Unité Mixte de Recherche rattachée à l'Institut Ecologie et Environnement (INEE) du CNRS. Le poste est caractérisé par un partage de son temps de travail entre les missions d'assistance de direction et de secrétariat d'unité, et des missions de suivi RH des personnels, au sein d'un bureau dédié au secrétariat de l'unité partagé avec deux autres personnes. L'équipe administrative du CEFE est constituée de treize personnes dans les champs fonctionnels suivants : secrétariat de l'unité, communication, RH, gestion financière, informatique, bâtiment, sous la coordination et la responsabilité hiérarchique de l'administratrice de l'unité. 350 personnes en moyenne travaillent au laboratoire dont actuellement 136 personnels permanents (89 chercheurs et 47 Ingénieurs et Techniciens)

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