Missions

Apporter un support organisationnel et administratif à la Cellule de Coordination des Programmes et aux équipes de deux projets du GANIL (« SAGA » et « CYREN »).

Activités

• Prendre en charge le secrétariat courant de la Cellule de Coordination des Programmes : organiser des réunions, gérer les courriers et les ordres de mission, suivre le calendrier annuel des opérations, des instances et des événements
• Organiser les réunions projets (comités de pilotage, équipes projet, comités techniques, etc.) : mettre en place une planification annuelle et un rétroplanning, convoquer les participants, gérer la logistique, rédiger les compte-rendus
• Participer aux réunions de comités de pilotage et rédiger les compte-rendus
• Mettre à jour les tableaux de bord des projets et assurer le suivi des actions
• Gérer la documentation des projets : administrer la base documentaire, mettre en place l’arborescence, mettre à jour les documents, suivre les validations et accompagner les utilisateurs
• Diffuser de l’information en interne et en externe (comptes-rendus, relevés de décision, procès-verbaux…)
• Organiser des déplacements et des visites au sein du laboratoire
• Saisir et suivre les demandes d’achats et dépenses des projets dans le système de gestion (SAP)
• Participer au suivi des dépenses liées aux projets

Compétences

Connaissances :
• Techniques d’organisation et de gestion administrative (connaissances générales)
• Logiciels bureautiques et de gestion : Word, Excel, Power Point, Access, 4D, SAP, logiciel de gestion documentaire (connaissances générales)
• Connaissance de MsProject (notions)
• Une connaissance de la fonction publique est un plus
• Langue anglaise : niveau B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :
• Maîtriser un ensemble de règles et de procédures administratives
• Appliquer et faire appliquer le référentiel de management projet (Plan de Management et d’Assurance Qualité)
• Organiser des réunions
• Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques
• Concevoir des tableaux de bord et des procédures
• Structurer et rédiger des documents et des comptes-rendus
• Établir et gérer un planning

Savoir-être :
• Aisance relationnelle
• Discrétion et confidentialité
• Polyvalence
• Capacité d’adaptation et d’organisation
• Sens des priorités
• Sens du service

Contexte de travail

Le « Grand Accélérateur National d'Ions Lourds » est une infrastructure nationale de recherche basée sur l’utilisation des faisceaux d'ions. Les champs de recherche portent sur la recherche fondamentale en physique nucléaire et l’astrophysique nucléaire, les matériaux sous irradiation et la nanostructuration, les collisions moléculaires et le milieu interstellaire, la radiobiologie et les techniques innovantes pour la dosimétrie et la thérapie de certains cancers.
Le GANIL (environ 350 personnes) se situe sur le futur site EPOPEA, parc de sciences et d’innovation de la communauté urbaine de Caen la Mer, à Caen en Normandie. Il est géré conjointement, au sein d’un Groupe d'Intérêt Économique (GIE), par le Commissariat à l'énergie atomique (CEA/DRF) et par le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS/IN2P3). En tant qu’infrastructure de recherche, le GANIL est au service d’une communauté scientifique nationale, européenne et internationale d’un millier d’utilisateurs.

Au sein de Cellule Coordination des Programmes rattachée à la Direction, la personne recrutée sera affectée et placée sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de la cellule et sera plus particulièrement affectée aux projets SAGA et CYREN sous la responsabilité des Chefs de projets. La Cellule Coordination des Programmes composée de 5 personnes est en charge la coordination, la planification et l’articulation des programmes et activités du GANIL en lien avec les chefs de projets, les responsables de division et la Direction.

Le projet SAGA :
Face à l’augmentation des demandes d’utilisation des temps de faisceaux d’ions lourds pour l’industrie spatiale, le GANIL, avec le soutien du CNES, a lancé le projet SAGA (Space Applications @ GANIL Accelerators). Son objectif est d’augmenter les temps de faisceaux et de rendre ces faisceaux plus accessibles à la communauté industrielle spatiale afin de renforcer la réactivité et la compétitivité des entreprises françaises et européennes.

Le projet CYREN :
Il s’agit d’un projet qui vise à rénover l’installation d’origine du GANIL composée de cyclotrons et de salles d’expériences. L'objectif du projet est de pérenniser la capacité de production des faisceaux de l’installation d’origine du GANIL et de maintenir l’installation en condition opérationnelle pendant au moins 20 ans.

Avantages collaborateurs:
Possibilité de renouvellement du contrat CNRS.
53 jours de congés par an (32 CA et 21 JRTT) - Télétravail - Participation complémentaire santé– Participation frais de restauration - Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité - Comité Action Sociale

Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.

Contraintes et risques

Le GANIL étant classé Installation Nucléaire de Base (INB), la personne recrutée devra être habilitée à travailler en zone surveillée et contrôlée dans le respect de la réglementation et des procédures applicables en matière de sécurité et de sûreté nucléaire.