Missions

La personne est en charge du suivi administratif et des contrats liés aux activités du programme Freemium, sous l'autorité des coresponsables du service Freemium, en coordination avec le service administratif et financier. Elle veille au bon déroulement des processus de contractualisation et de redevances liés aux activités commerciales. Elle assure la liaison avec l’opérateur juridique et financier d’OpenEdition, Protisvalor Méditerranée, de la signature des contrats jusqu'au reversement des revenus aux éditeurs.

Activités

. Assurer le suivi administratif des contrats commerciaux avec les éditeurs de livres et des revues auprès de Protisvalor et des équipes éditoriales
. Assurer le suivi financier et les processus de contractualisation auprès de Protisvalor et des équipes éditoriales
. Informer les équipes éditoriales des évolutions liées aux processus de contractualisation, faire des relances pour finaliser les dossiers
. Informer les équipes éditoriales des redevances qui leur sont dues tous les ans
. Entretenir des relations de confiance avec les équipes éditoriales
. Archiver l'ensemble des documents contractuels
. Réaliser des bilans réguliers des activités (état du nombre de contrats signés, état des redevances, état des paiements…)
. Contribuer avec les chargé.es de partenariats bibliothèques au suivi des processus de contractualisation des bibliothèques et institutions abonnées et à la réalisation des bilans financiers
. Identifier les tâches qui peuvent être automatisées et collaborer à l'évolution de certains processus
. Participer aux réunions du service Freemium et aux réunions inter-services
. Prévoir des points réguliers avec le service Administratif et Financier
. Documenter les procédures et mettre à jour la documentation

Compétences

Connaissances :
Aisance avec les outils informatiques (outils Google, Pack Microsoft office, CRM, tableurs)
Connaissances comptables souhaitables
Maîtrise de l'anglais écrit serait un plus
Savoir-être :
Autonomie
Persévérance
Sens de l'organisation
Rigueur
Ressources :
L'assistant(e) de gestion administrative s'appuie sur :
les membres du service Freemium ;
les membres du service administratif et financier.

Contexte de travail

OpenEdition est une infrastructure nationale de recherche qui développe quatre
plateformes : OpenEdition Journals, OpenEdition Books, Hypothèses, Calenda.
OpenEdition est composée d'une soixantaine de personnes. Le poste de Chargé de partenariats bibliothèques est rattaché au service Freemium.

Contraintes et risques

Contraintes physiques
Station assise continue prolongée.
Travail continu et prolongé sur écran.
Contraintes cognitives
Contraintes de calendrier liées aux dates imposées par les campagnes des différentes tutelles.
Situation de services à des interlocuteurs nombreux, de conditions statutaires et réglementaires variées.
Complexité de l'environnement général.
Évolution rapide des usages et des technologies.